Le sujet sexy de l’heure : la qualité des données RH !

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Je voulais vraiment vous attirer à lire ce billet de blogue, je me suis dit qu’en utilisant le mot « sexy » vous pourriez être intéressé. Mais, la qualité des données n’a rien de sexy, à la limite, ça donne plutôt la nausée !

Cependant, si vous saviez comment c’est important et que ce sera probablement l’un des plus grands enjeux que vous rencontrerez lors de votre implantation de l’analytique RH (outre l’obtention de l’approbation et d’un budget de la part de votre direction).

Très peu d’organisations disposent d’un entrepôt de données RH. La consolidation des données, le nettoyage des données, avoir à sa disposition une source unique et fiable — voilà les tâches auxquelles vous consacrerez le plus de temps, et non à la visualisation et à l’analyse (la vraie portion « sexy » de l’analytique RH). L’analyse s’avère simple une fois que les données sont en bon état.

Les données sont la pierre angulaire d’une initiative d’analytique RH. Vous savez ce qu’est une pierre angulaire ? Un fondement, une base ESSENTIELLE. Et la qualité de cette pierre angulaire est considérée comme l’aspect technique le plus important pour la réussite de vos initiatives d’analytique RH.

La qualité des données : un problème TI ou un problème RH ?

La qualité des données est souvent perçue comme un problème informatique, alors qu’il n’en est rien : c’est aux RH de l’assumer et de le corriger (je répète C’EST AUX RH DE L’ASSUMER ET DE LE CORRIGER). Souvent, l’équipe TI pourra mettre un pansement sur les problèmes de qualité des données dans la phase d’extraction, de transformation et de chargement, et c’est pour cette raison (le pansement) que les RH ne prennent pas la responsabilité de la qualité des données. Il faut donc se poser la question, doit-on mettre un pansement ou tout simplement attaquer le problème de front.

Il est difficile d’atteindre un niveau élevé de qualité des données, et les questions organisationnelles et de propriété des données ont une incidence considérable sur ce point. Je vous pose la question : à qui appartiennent les données provenant de votre système RH/paie ? Certainement pas au TI. À court terme, la solution facile consiste souvent à mettre des pansements sur les problèmes plutôt que de s’attaquer à la source du problème. Si vous n’avez pas confiance en vos données, vous êtes mort. L’analytique RH ne vous sera pas utile. Il vous faut donc assumer et débuter la correction de vos données.

Que faire en premier ?

Améliorer la qualité des données et ensuite implanter l’analytique RH ou bien implanter l’analytique RH sur de mauvaises données et améliorer les données au fur et à mesure ?

Cela semble évident, non ? Toute personne saine d’esprit ne se lancerait pas dans une initiative d’analytique RH avec de mauvaises données ! En réalité, beaucoup le font, car ils n’ont guère le choix. Premièrement, parce qu’ils n’ont aucune idée de la qualité de leurs données avant de lancer leur projet. De plus, il est très difficile de s’attaquer aux causes profondes de cette non-qualité sans y investir beaucoup de temps et de ressources.

Deuxièmement, le fait de posséder plusieurs systèmes opérationnels sans clé unique (comme un numéro d’employés par exemple), avoir des définitions de données incohérentes (par exemple, qu’est-ce qu’un employé ?) et de procéder à l’entrée de données de façon incorrecte (les données sont entrées par des humains…), tant que tout cela n’est pas exposé aux RH par le biais de rapports, il y a peu d’incitation à s’attaquer à la source du problème de qualité. Compte tenu de cette situation de l’œuf et de la poule, je recommande, si vous avez de graves problèmes de qualité des données, de poursuivre le projet d’analytique RH, mais avec des attentes claires et une portée de projet limitée. On découvre souvent l’ampleur du problème en mettant vraiment le projecteur sur les données !

Il est donc important de communiquer haut et fort des problèmes de qualité des données et des risques associés au déploiement d’outils d’analytique RH sur de mauvaises données. Il faut aussi conseiller les différentes parties prenantes sur ce qui peut être fait pour résoudre les problèmes de qualité des données — de manière systématique et organisationnelle. Se plaindre sans fournir de recommandations ne résout rien !

La qualité des données dépend de vos processus de saisie ! Est-il facile pour les gens de saisir de bonnes données ? Sont-ils motivés pour saisir des données de qualité ? Savent-ils pourquoi c’est important ? Validez-vous les données saisies RÉGULIÈREMENT ?

Vous devez changer les habitudes et les comportements de ceux qui saisissent les données ! Sinon, l’investissement dans votre SIRH sera inutile !

Avez-vous besoin de données parfaites ?

Tous les projets d’analytique RH nécessitent des données, mais ils ne nécessitent pas la perfection des données. La haute qualité devrait toujours être un objectif, mais la recherche de données complètes et parfaitement propres ne devrait pas être un obstacle au progrès ou une raison de ne pas entreprendre un projet d’analytique RH. Dans de nombreux cas, les données sont incomplètes, définies de manière incohérente, périmées, manquantes, sales (contenant des erreurs) ou stockées dans plusieurs systèmes déconnectés. Les défis sont réels et nombreux, mais ils ne sont pas insurmontables.

Que faire lorsque la qualité des données n’est pas bonne ?

Sans un degré raisonnable de confiance dans la qualité des données, l’analytique RH doit rester entre les mains d’experts (par exemple, l’équipe analytique RH) et ne doit pas être étendue au reste de l’équipe RH et certainement pas à la haute direction ou aux gestionnaires. Le déploiement de l’analytique RH, dans ce cas, doit se faire de manière limitée, ainsi les problèmes de qualité des données seront exposés, compris et finalement résolus. Ensuite, on pourra progressivement étendre le déploiement.

Comment savoir si la qualité des données est suffisante pour le projet que vous entreprenez ?

L’expression bien connue « garbage in, garbage out » est tout à fait appropriée dans le contexte de l’analytique RH. N’essayez pas de combler toutes les lacunes dans vos données et de résoudre tous les problèmes au point de perdre de vue les objectifs de votre analyse. Il y aura toujours des problèmes de données.

Pour savoir si la qualité de vos données est suffisante pour entreprendre votre projet, vous devez vous familiariser avec les données, les comprendre, c’est la première étape ! Dans de nombreux cas, cela signifie apprendre des autres, des experts du domaine RH. Il y a des choses beaucoup plus faciles que d’autres. Par exemple, si vous avez un âge négatif ou une ancienneté négative, ou un âge supérieur à 100 ans, vous savez que quelque chose ne va pas dans vos données. Cependant, si vous avez des valeurs négatives pour les ventes ? Cela indique-t-il une erreur ? Peut-être, mais vous devrez vérifier auprès des personnes responsables des ventes s’il s’agit bien d’une erreur, il peut s’agir d’une commande annulée ou d’une renégociation de prix d’une commande précédente. Vous devez investir du temps pour comprendre les données.

L’utilisation d’outil de profilage automatisé des données peut également aider à surmonter les difficultés liées aux données. Le profilage des données consiste à vérifier les valeurs autorisées, la logique et la cohérence des ensembles de données. Les outils de profilage des données analysent les données pour vérifier leur cohérence avec les règles de l’entreprise et fournissent des recommandations sur les domaines à approfondir dans un jeu de données. Après avoir établi le profil de vos données, comment déterminez-vous si les données sont « suffisamment bonnes » pour poursuivre l’analyse ? Là encore, il faut se tourner vers le propriétaire des données. Par exemple, dans notre plateforme Kara, nous avons mis en place un outil de profilage avec une règle de validation qui identifie tous les employés âgés de moins de 14 ans. Le but est de faire ressortir les valeurs aberrantes. Pour l’un de nos clients, nous avions beaucoup d’employés dans cette tranche d’âge. Nous avons donc discuté avec le client et il nous a expliqué que dans le secteur du commerce de détail (dépanneur), il embauchait de plus en plus de personnes de moins de 14 ans si le parent acceptait que l’enfant travaille (en grande partie en raison de la pénurie de main-d’œuvre).

Quels sont les problèmes courants liés aux données et quelles sont les solutions ?

Que faire si vous déterminez que les données ne sont pas assez bonnes pour poursuivre l’analyse ? La première étape consiste à comprendre les difficultés. Parfois, l’élément de données que vous souhaitez analyser comporte des valeurs manquantes. Parfois, les données n’ont pas été actualisées et, par conséquent, ne reflètent pas les valeurs les plus récentes. Dans certains cas, les données que vous voulez analyser n’existent même pas. Chacun de ces scénarios peut sembler frustrant, voire décourageant, mais il existe presque toujours une solution. Faites ce que vous pouvez avec ce que vous avez. Vous pouvez toujours aller de l’avant.

La première chose à faire, surtout au début, est de s’assurer que vous avez les bonnes définitions. Il est très important d’obtenir un accord à haut niveau sur les indicateurs, sur ceux qui sont les plus pertinents pour l’organisation et sur leurs définitions. Par exemple, parlons du nombre d’employés : cela semble facile, mais j’ai déjà vu une organisation qui a débattu pendant toute une journée sur la définition d’employé. Doit-on inclure les travailleurs temporaires ? Qu’en est-il des employés inactifs (personnes en congé parental ou en invalidité) ? Il est important de bien définir vos données et indicateurs RH et de mettre sur papier (virtuellement parlant) cette définition dans votre dictionnaire d’indicateurs.

Voici quelques conseils pour vérifier la qualité de vos données

a) Assurez-vous que vous disposez de tous les fichiers du jeu de données que vous attendiez et qu’ils contiennent toutes les informations nécessaires à la poursuite de votre projet. Vérifiez que les fichiers couvrent la période sur laquelle vous vous êtes mis d’accord. Ne vous contentez pas de vérifier les fins et les débuts de fichier — vérifiez aussi s’il y a des données partout.

b) Vérifiez si la quantité de données correspond à ce que vous connaissez de l’organisation (nombre d’enregistrements égal minimalement au nombre d’employés ?). Le nombre de lignes devrait être conforme à vos prévisions. Vérifiez que la dernière ligne de données soit complète, car un mauvais transfert de fichier peut couper la fin du fichier.

c) Vérifiez si la liste des colonnes est complète. Identifiez les colonnes de données qui n’ont pas été demandées, mais qui sont incluses, pour voir si elles peuvent être utiles à votre projet.

d) Examinez les listes de valeurs pour les champs codés. Sont-elles claires et conformes aux attentes ? Par exemple, pour la colonne du genre, si vous spécifiez 1 pour femme et 2 pour homme, y a-t-il d’autres valeurs que 1 et 2 dans votre jeu de données ?

d) Vérifiez l’étendue des valeurs dans chaque colonne. Y a-t-il des colonnes dont les valeurs ne semblent pas être distribuées de manière appropriée ou qui présentent des valeurs extrêmes ?

e) Est-ce que vos fichiers contiennent beaucoup de valeurs manquantes ? Et votre décision d’utiliser ou non ces données dépendra de ce qui manque. Par exemple, si vous voulez analyser l’impact de la diversité sur les promotions, si malheureusement vos données sur la diversité sont incomplètes, il vous sera impossible de tirer de bonnes conclusions. Lorsque vous travaillez avec des centaines et des milliers d’employés, quelques informations manquantes n’auront pas d’impact sur l’analyse globale. Toutefois, lorsque de grandes quantités de données sont manquantes, disons 50 % ou plus, vous devez considérer ces données comme suspectes dans votre analyse.

f) Vérifier la présence de doublons. Vous devrez peut-être confirmer avec le propriétaire des données s’il s’agit de véritables doublons ou si une colonne de données exclue permettrait de les distinguer.

g) Faites attention aux dates et on sait que les données RH comportent beaucoup de dates. Les dates peuvent être un problème majeur, car les différents systèmes ont des conventions différentes (séparation des chiffres par une barre oblique ou un tiret, les années sont indiquées par deux ou quatre chiffres, etc.).

Voilà, c’est tout pour l’instant. J’espère que vous comprenez maintenant l’importance de la qualité des données pour votre projet d’analytique RH ! Dans mon prochain billet, je vous parlerai des plus grandes menaces pour la qualité de vos données, des indicateurs à mettre en place pour mesurer la qualité de vos données, et finalement, quelles sont les meilleures pratiques pour améliorer la qualité de vos données. D’ici là, portez-vous bien et cessez de jouer à l’autruche, vous êtes responsables de la qualité de données RH. Il est temps de passer à l’action !

Si vous avez des questions, des commentaires, n’hésitez pas !

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Petit conseil du mardi no. 9 : Comment éviter d’être paralysé face à une montagne d’indicateurs?

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Nous prenons tous des décisions sans réfléchir ou sans aucune donnée, des décisions faciles qui ont peu d’implication sur notre futur. Cependant, il arrive que nous devions prendre une grosse décision qui aura un impact majeur sur notre organisation et nous nous retrouvons avec trop d’information, trop de données (ou quelques fois pas les bonnes données).

Les meilleures décisions sont prises lorsque vous regardez les bonnes données au bon moment et que vous les analysez avec les bons outils. Maintenant, comment faire pour éviter la paralysie face à trop d’indicateurs?

La première chose à faire est de bien sélectionner ses indicateurs de performance et ce n’est pas parce que vous avez 50 indicateurs de performance sur votre tableau de bord que vous allez être en mesure de prendre de bonnes décisions. Je vous recommande davantage de sélectionner une dizaine d’indicateurs de performance RH et ces indicateurs doivent avoir un lien avec votre stratégie d’affaires. Il faut sélectionner les indicateurs qui ont le plus d’impact sur l’exécution de votre stratégie, à générer des revenus, à gérer les coûts ou à atténuer les risques lies aux talents. Parce que c’est bien beau d’avoir 50 indicateurs de performance, mais il faut les analyser, suivre leur progrès et surtout s’assurer que l’on s’approche de notre objectif.

Voici donc quelques recommandations sur la sélection et la gestion des vos indicateurs de performance RH :

Commencez petit ! Concentrez-vous sur un petit nombre d’indicateurs au départ, ce qui équivaut à apprendre à marcher avant de courir. Et n’oubliez pas que pour que vos indicateurs soient vraiment des indicateurs de performance clé, ils doivent répondre à trois critères :

• Un lien clair avec la stratégie d’affaires ou la stratégie RH (l’alignement avec la stratégie d’affaires est un prérequis).
• Un objectif mesurable (en fait, un objectif SMART – Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste, Temporel)
• Avoir des ressources commises, c’est-à-dire des gens, de l’argent, du temps pour gérer le progrès de l’indicateur.

Ne lésinez pas sur la qualité de vos données. Il est préférable d’attendre avant de publier un indicateur qui est basé sur de mauvaises données. Un autre dicton : « Garbage in, garbage out! ». Il vous faut donc un processus structuré de vérification de vos données. Il est primordial que les données entrées dans votre système d’information RH soient validées. Tout bon outil d’analytique RH devrait vous permettre de valider la qualité de vos données. Atteindre la maturité en analytique ne peut se faire sans l’exactitude, la cohérence et la sécurité des données ! Ça prend de bonnes données ! Pas de données, pas d’analytique ! De mauvaises données, de mauvaises analyses ! C’est aussi simple que ça !

Tolérez l’imperfection de vos données. Ce point pourrait sembler venir contredire le point précédent… Oui, mais non. Il ne faut pas attendre non plus d’avoir des données parfaites pour publier un indicateur de performance. Car vous ne commencerez jamais ! Il faut faire preuve de discernement. S’il me manque une date de naissance pour un employé sur mes 500, mon âge moyen devrait quand même être bon (pas parfait, mais bon !).

Obtenez l’adhésion de votre direction. Il faut faire en sorte que vos indicateurs RH ne soient pas seulement des indicateurs pour les RH, mais des indicateurs pour TOUTE l’organisation. Il faut que la direction comprenne bien les indicateurs et que surtout ces indicateurs leur soit publié. Vous connaissez le dicton : « Ce qui se mesure s’améliore ». Donc, il pourrait être bon que votre direction participe à la sélection de vos indicateurs de performance RH.

Réviser régulièrement votre choix d’indicateurs de performance. Si la stratégie de votre organisation change, vos indicateurs devraient aussi changer. Vous devriez minimalement revoir le contenu de vos tableaux de bord une fois par année ou encore, lorsqu’un événement majeur survient (comme une pandémie…).

Voilà ! Une toute petite recette, mais qui devrait vous permettre de vous mettre mouvement et empêcher la paralysie !!!

Petit conseil du mardi no. 7 : Tant qu’à mesurer les activités RH, pourquoi ne pas le faire comme du monde!

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Les professionnels RH aiment bien mesurer les activités RH, et ce, bien que ce ne soit pas très stratégique. Cependant, c’est facile et surtout réconfortant ! Mesurer nos activités RH est surtout utile pour pouvoir s’améliorer et offrir un service de qualité. Cependant, tant qu’à se mesurer pourquoi ne pas le faire comme du monde.

Voici quelques petites questions à se poser quand on veut vraiment mesurer la fonction RH de notre organisation.

1. Quel pourcentage des dépenses de l’entreprise proviennent de la fonction RH ? Comment ce pourcentage se compare-t-il aux dépenses de l’année dernière ? Et comment se compare-t-il à celui de nos compétiteurs ?

2. La prochaine est un peu plus complexe, mais si vous arrivez à démontrer cela, vous êtes en business : l’ajout d’une ressource dans notre équipe RH a-t-il un impact direct sur le chiffre d’affaires ou sur le profit ? Malheureusement, on se rabat trop souvent sur le ratio RH par employé et on tente de se comparer aux autres organisations de notre secteur d’activité. Ce n’est pas mauvais, c’est un début.

3. Quel pourcentage de votre équipe RH a une expérience professionnelle dans un secteur d’activité ou une ligne d’affaires de l’organisation ? Ici, on veut démontrer que notre équipe RH connaît très bien la business… C’est nécessaire en 2022, si on veut ajouter de la valeur pour notre organisation.

4. Avez-vous déjà fait un sondage sur la satisfaction des employés sur les services offerts par les RH ? Si oui, quel était le taux de satisfaction ? Est-ce que vous vous êtes servi de ces résultats pour améliorer votre offre de service ?

5. La question qui tue ! Montez-vous des « business cases » pour vos initiatives RH ? Sinon, c’est pas mal le temps de commencer. Vous allez voir, c’est plus facile pour aller chercher des budgets. Si oui, quel est le pourcentage de vos initiatives RH qui atteignent réellement le retour sur investissement indiqué dans vos « business cases » ? Il ne faut pas juste mesurer avant, il faut mesurer aussi pendant et après…

6. Quel est le pourcentage de vos programmes RH qui sont abandonnés chaque année parce qu’ils n’ont pas atteint les objectifs ou répondu aux attentes ?

Ce qui se mesure s’améliore… Quand vous me dites, on n’a pas le temps de mesurer, ce n’est pas une priorité… C’est comme si vous me disiez : on n’a pas le temps et surtout pas le goût de s’améliorer…

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Petit conseil du mardi no. 5 : Les professionnels RH sont davantage préoccupés par l’efficience que les résultats.

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Quand on commence en analytique RH, on est davantage préoccupé par l’efficience de nos processus. Les professionnels RH passent donc beaucoup plus de temps à mesurer ses propres activités (processus de recrutement, indicateurs de formation, etc.).  Il existe une panoplie d’indicateurs d’efficience.

Je ne vous dis pas d’arrêter de mesurer vos propres activités (c’est bien dans un contexte d’amélioration continue). Mais, il faut pouvoir mesurer les résultats et surtout d’être en mesure de fournir un angle financier sur les résultats RH. Car comme vous le savez, ce qui parle à la haute direction ce sont les dollars !!! Il faut donc être en mesure d’exprimer les résultats RH en termes pécuniaires… Ceci pourrait aussi améliorer votre relation avec le V.-P. Finance de votre organisation.

Voici donc quelques ratios financiers RH à mettre dans votre tableau de bord RH :
❤ le revenu par employé,
❤ le profit (avant impôts) par employé,
❤ le coût de main-d’œuvre en proportion des revenus,
❤ les dépenses de formation sur la masse salariale (celui-là vous le connaissez),
❤ le taux de rendement du capital humain,
❤ la valeur ajoutée du capital humain,
❤ le coût du roulement total,
❤ le coût du roulement moyen,
❤ le coût d’absentéisme,
❤ le coût par embauche,
❤ le coût d’une chaise vide…

La plupart de ces indicateurs sont faciles à calculer, car ils s’appuient sur des données objectives (données financières) que l’on retrouve dans la majorité des systèmes comptables. Vous êtes maintenant prêts à mettre en place le tableau de bord financier des ressources humaines !

N’oubliez pas : les initiatives du genre « améliorer le climat de travail » sont beaucoup plus difficiles à vendre au V.-P. Finance si un retour sur l’investissement n’y est pas rattaché. Il en est de même pour la mobilisation et la culture d’entreprise. Il faut être capable de prouver par des données que cela aura un effet sur la profitabilité de l’organisation. Lorsque vous serez en mesure de démontrer l’effet de vos initiatives sur les indicateurs financiers RH, rien ne pourra plus vous arrêter et le V.-P. Finance deviendra votre meilleur allié dans l’organisation.

Petit conseil du mardi no. 4 : La fidélisation des employés et le taux de roulement

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La fidélisation des employés est un objectif d’actualité pour la plupart des organisations, et ce encore plus dans cette période de « Grand Réalignement » (Great Reshuffle comme dise les américains). Le taux de roulement est définitivement la mesure la plus répandue en ressources humaines. Chez SYNTELL, on estime que le taux de roulement est calculé dans 75 % des organisations québécoises et dans 100 % des organisations qui utilisent notre solution analytique RH – Kara !

Cependant, le fait de connaître votre taux de roulement ne contribue que très peu à soutenir les plans stratégiques de votre organisation. Surtout, si vous calculez votre taux de roulement seulement une fois par année… Pour être en mesure de soutenir votre organisation, il faut procéder à des analyses plus approfondies des causes de départs. Vous devez donc vous appuyer davantage sur les données, en allant plus loin que les simples analyses descriptives. Vous devez vous tourner vers des analyses plus exploratoires et encore mieux vers des analyses prédictives.

Au lieu de simplement publier votre taux de roulement essayez donc plutôt de découvrir comment les démissions sont liées à des éléments tels que la rémunération, les délais de promotion, les augmentations de salaire, l’ancienneté, la performance ou encore les cheminements de carrière.

Lorsque vous identifiez des corrélations entre certains éléments et les départs, vous possédez davantage d’information sur les leviers de rétention et à la limite vous pouvez peut-être même aspirer à empêcher certaines démissions.

En ces temps incertains, où la pénurie de talent affecte la majorité des organisations, plutôt que de vous lancer la tête baissée dans le recrutement, pensez donc plutôt à retenir vos talents. Ma mère disait souvent : Un tiens vaut mieux que deux tu l’auras ! Elle était bien sage ma mère.

Petit conseil du mardi no. 3 : les indicateurs d’efficience et les indicateurs d’efficacité.

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Les mesures d’efficience RH servent des objectifs internes importants, mais n’intéresseront pas beaucoup les dirigeants de votre organisation.

Assurez-vous de suivre des indicateurs que les gestionnaires de votre organisation (en dehors des RH) apprécieront. Si vous devez suivre des indicateurs d’efficience internes au bénéfice du département RH, il est également essentiel d’élargir votre champ d’action (avec des indicateurs d’efficacité et surtout des indicateurs de résultat). Si vous ne faites que rapporter les efficiences internes de votre département, vous continuerez alors d’être perçu comme un centre de coûts (et non un centre de profits) qui ne peut montrer sa valeur qu’en réduisant les coûts, les programmes et les frais généraux.

À ce stade-ci, certains se demandent peut-être, mais c’est quoi un indicateur d’efficience ? Et c’est quoi la différence avec un indicateur d’efficacité ? C’est simple, un indicateur d’efficience mesure la quantité de ressources utilisées pour atteindre un résultat.

Habituellement, on aura des indicateurs d’efficience dans toutes les sphères d’activités ressources humaines. Voici trois exemples d’indicateurs d’efficience : le nombre d’heures de formation par employé, le nombre d’entrevues par recruteur ou encore le coût par embauche. Ces indicateurs mesurent les processus ressources humaines, mais ils ne disent pas si le travail a donné un résultat ou si le travail est bien fait. Le nombre d’heures de formation par employé, nous indique seulement que nous avons de donné de la formation à nos employés à la hauteur de « x » heures… Mais, est-ce que la formation était utile, transférable, utilisable ? On ne le sait pas. Le coût par embauche nous indique combien il faut investir d’argent pour recruter un nouvel employé, cependant il ne nous dit pas si l’embauche est une embauche de qualité. Cependant, le coût par embauche demeure une mesure utile pour planifier nos budgets de recrutement et probablement pour s’assurer que nous utillisons bien nos budgets. Les indicateurs d’efficience mesurent la consommation de ressources (temps, coût, quantité). C’est pourquoi il faut utiliser ces indicateurs avec parcimonie.

Un indicateur d’efficacité quant à lui mesure l’atteinte d’un objectif. C’est un indicateur de résultats ressources humaines. Il répond à la question : est-ce que nos programmes et activités RH génèrent une augmentation du niveau de compétence, de mobilisation, de rétention ou de performance des employés ? Les indicateurs de résultats RH mesurent surtout les modifications d’attitude et de comportements des employés. Par exemple, le taux de rétention, le taux d’absentéisme, l’indice de mobilisation ou encore le taux de fréquence en SST, sont tous des indicateurs d’efficacité (ou de résultats RH).

Voilà ! J’espère que c’est plus clair ! Si vous avez des questions sur les indicateurs d’efficience, les indicateurs d’efficacité et de résultats RH, n’hésitez pas à communiquer avec moi !

Mes petits conseils du mardi! Première édition!

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Depuis quelques mois déjà, je publie Mon petit conseil du mardi sur LinkedIn. Je me rends compte que ces petits conseils se perdent dans mon fil d’actualités. C’est pourquoi, j’ai décidé de vous les partager ici aussi sur mon blogue. Donc, voici en ordre d’apparition, mes
petits conseils du mardi.

Petit conseil du mardi #1 : Il n’existe pas d’indicateurs de performance RH magiques!

S’il existait, je le connaîtrais… Les indicateurs doivent être choisis et utilisés en fonction des besoins (lire stratégie et objectifs d’affaires) ainsi que selon les caractéristiques spécifiques de votre organisation. Vous pouvez entendre d’excellentes choses sur certains indicateurs utilisés par d’autres entreprises, mais de nombreux facteurs de différenciation — tels que le secteur d’activités ou la taille de l’entreprise — peuvent faire en sorte qu’ils ne fonctionnent pas pour vous. Il en est de même pour tous les modèles prédictifs (par exemple, prédire les
risques de départ). Les modèles doivent être développés selon certaines caractéristiques propres à votre organisation (secteur d’activité, localisation, culture).

Ceci étant dit, il existe des indicateurs de performance RH standard, ceux que l’on voit souvent dans les tableaux de bord organisationnels et les plus fréquents sont (et attention, c’est tellement simple que vous en tomberez en bas de votre chaise) : le nombre d’employés, le nombre de départs et le nombre d’embauches. Si vous voulez commencer quelque part, commencer par cela ! J’ai déjà dit devant une centaine de personnes (dans le temps qu’on pouvait faire du présentiel) « Que vous ayez 50 ou 50 000 employés, si vous n’êtes pas capable de me dire combien d’employés vous avez et combien de départs ont eu lieu dans le dernier mois et combien d’embauches vous avez faites pour la même période, vous êtes dans la M****. » C’est là que l’auditoire s’est esclaffé de rire, mais je sais que certains riaient jaune… Nombre d’employés, nombre de départs, nombre d’embauches… Ça semble si simple !

Petit conseil du mardi #2 : Les indicateurs de votre tableau de bord RH doivent être choisis méticuleusement.

Chaque indicateur sur votre tableau de bord RH doit avoir un lien avec les objectifs d’affaires de l’organisation. Chaque indicateur sur votre tableau de bord RH doit être directement lié aux résultats de votre organisation. En d’autres termes, ne perdez pas de temps à analyser des indicateurs qui n’ont aucun impact sur les résultats d’affaires.  Vous devez sélectionner des indicateurs qui vous permettent de comprendre exactement quels processus, attitudes, aptitudes, compétences, etc. en matière de RH contribuent réellement aux résultats d’affaires.

Suivre un indicateur c’est beaucoup de travail surtout quand on est mal équipé (lire vous utilisez sans doute Excel), il ne faut donc pas perdre de temps sur des indicateurs qui n’ajoutent aucune valeur. Aussi, faites attention aux indicateurs sur lesquels vous ne pouvez pas agir. La sélection des bons indicateurs est un travail important, ne le négligez pas!
Vous devez VRAIMENT faire preuve de discernement !!!

2022 est là ! C’est l’année de la maturité !

J’ai pris une grande décision en ce début d’année (il faut dire que cela mûrissait depuis l’automne). J’ai décidé de changer ma mission. Je ne sais pas si vous le saviez, mais ma mission depuis 2011 est de faire aimer les indicateurs de performance et l’analytique aux gens de ressources humaines. Or, j’ai décidé d’opérer un changement de mission… J’en ai assez des indicateurs de performance RH, si vous épluchez mon blogue, vous verrez plusieurs billets du genre :

• 12 indicateurs pour bien partir!  (10 janvier 2012)
• Quel est l’indicateur de performance RH numéro 1 à présenter à votre président ? (26 mars 2012)
• 15 indicateurs pour bien partir (première partie) ! (6 janvier 2015)
• 15 indicateurs pour bien partir (deuxième partie) ! (14 janvier 2015)
• La liste des listes des indicateurs RH (13 janvier 2016)
• Des indicateurs pour améliorer votre fonction recrutement (24 janvier 2018)
• Mes indicateurs de performance RH favoris (20 février 2019)
• Mes indicateurs de performance RH favoris — la suite ! (12 mars 2019)
• Mes indicateurs de performance RH… troisième partie (26 juin 2019)
• Mes indicateurs de performance RH… la dernière partie (4 février 2020)
• La liste des listes des indicateurs de performance édition 2020 (7 mars 2020)

Et encore aujourd’hui, chaque fois que je publie quelques choses avec « indicateurs de performance RH », c’est ce qui se lit le plus ! Pourtant, ce n’est pas très complexe comme contenu et surtout pas trop difficile à écrire… Il y a même un billet écrit en 2016 — La liste des listes des indicateurs RH (version 2016) a été vue 116 271 fois (en date du 13 janvier 2022)… Ben voyons donc!!!  Et ça continue… Eille ! Il faut décrocher, l’analytique ce n’est pas juste des indicateurs… Une liste d’indicateurs ne fera pas de vous un héros ou un champion de l’analytique !

C’est pour cela qu’il faut évoluer !!! J’ai décidé que ma nouvelle mission sera d’augmenter votre niveau de maturité en analytique RH. C’est fini les indicateurs ! En tout cas, ce ne sera plus l’emphase de ce blogue. Je suis en train de vous préparer un super modèle de maturité (bien entendu, il sera basé sur des modèles existants comme celui de Bersin, Gartner et autres). Mais, il sera adapté à la réalité du Québec ! Il sera adapté à nos tailles d’entreprises. Ce n’est pas vrai qu’il faut avoir 15 000 employés pour débuter en analytique RH, ce n’est pas vrai qu’il faut avoir une équipe de 10 personnes en analytique RH pour obtenir des résultats ! Il faut juste s’y prendre de la bonne façon et surtout apprendre à marcher avant de vouloir courir. Pour ceux qui sont déçus sachez que les indicateurs sont les premiers pas dans l’analytique, mais ce qui a le plus de valeur, c’est ce qui vient après le premier pas… Comme disent les Américains « stay tuned » !

J’aimerais profiter de cette occasion pour vous souhaiter une Bonne année 2022 ! Pour ceux qui me connaissent, je suis du genre à arrêter de souhaiter la bonne année le 2 janvier… Selon moi, on devrait mettre une date de fin pour les souhaits de bonne année, mais bon, c’est un débat un peu futile (penseront certains…). Donc, bonne année quand même et surtout bonne maturité !

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SYNTELL Capital Humain est mort ! Vive Kara !

Après dix années à travailler très fort pour faire de l’analytique RH un outil stratégique pour les professionnels RH, la chenille s’est transformée en papillon ! SYNTELL Capital Humain est devenu Kara ! Toute l’équipe est vraiment fière de ce nouveau produit et de cette nouvelle marque. Après des années à écouter la clientèle, à consulter les gourous des technologies RH et à scruter la compétition, nous en sommes venus à la conclusion que nous devions rebâtir notre produit à partir de zéro. Les fondations, l’architecture et les interfaces ont été repensées, refaites et optimisées.

Mais, il ne faut pas se laisser berner par la nouvelle interface ou le nouveau nom qui sont tellement accrocheurs ! Non, ce qui est en arrière (quand on regarde en dessous du capot !) est probablement ce qui a nécessité le plus de travail et de réflexion. C’est ce qui me fait sourire quand des gens me disent « Nous allons utiliser Power BI sur nos données RH pour monter toute notre analytique RH et nos tableaux de bord ». Pourquoi cela me fait-il sourire ? À cause de ce qui se trouve en dessous du capot… Tout le travail que cela prend pour rendre les données RH intelligente, facilement accessible et rapide d’utilisation ? Ce n’est pas de la petite bière. Les données RH sont complexes, plus complexes qu’on pourrait l’imaginer.

Vous vous demandez pourquoi c’est si complexe. Plusieurs choses. Premièrement, des données RH, il y en a partout à l’intérieur de votre organisation. Elles se retrouvent disséminées dans plusieurs systèmes (même ceux qui ont des systèmes dits « intégrés »). En plus, il est possible que certaines données se retrouvent à l’extérieur de votre organisation… Kara est en mesure d’agréger les données provenant non seulement de votre SIRH, mais aussi de votre système de gestion des candidatures (ATS), de gestion des talents, de gestion de l’accueil et de l’intégration, de gestion des apprentissages (LMS), de la paie et de toute la panoplie d’outils de sondage pouvant exister dans votre organisation. De plus, Kara est en mesure d’intégrer de la donnée externe à votre organisation, comme des « benchmarks », des données gouvernementales ou des données de marché.

Deuxièmement, Kara utilise des outils d’ETC (extraction, transformation et chargement) pour faciliter la transformation de vos données en informations cohérentes, car qui dit plusieurs sources de données dit immanquablement de l’incohérence entre les différentes sources. Par exemple, comment fait-on pour savoir qu’un candidat n^o 345 dans votre ATS et bel et bien l’employé n^o 56 dans votre SIRH. Kara vous aide à nettoyer et à valider vos données en fournissant des rapports vous guidant sur les corrections à apporter dans votre système source. Car, n’oubliez pas non plus, que les données parfaites n’existent pas ! Kara permet donc de suivre vos employés tout au long de leur cycle de vie dans l’organisation, du moment où ils étaient candidats jusqu’au jour où ils décident de vous quitter. La notion de temps est excessivement importante en analytique RH. Car à défaut d’avoir du « Big Data » en RH, on a le « Long Data ».

Troisièmement, le modèle de données derrière Kara permet d’organiser les données en différentes entités (comme un employé par exemple) et de relier tous les différents événements qui arriveront à l’employé durant sa vie au sein de votre organisation (promotion, formation, augmentation salariale, etc.). De plus, seront liées à ce même employé différentes dimensions qui permettront de segmenter vos analyses. Par dimensions, je veux dire l’âge, l’ancienneté, le groupe d’emploi, la localisation, et bien d’autres. Il ne faut surtout pas oublier tous les différents indicateurs de performance qui seront alors déjà précalculés. On en compte plus de 350 dans Kara et ce chiffre continue d’augmenter. Ces indicateurs sont déjà là à l’intérieur de notre cube MOLAP et leur formule de calcul est basée soit sur la norme ISO 30414 (Lignes directrices sur le bilan du capital humain) ou les meilleures pratiques d’affaires.

Quatrièmement, ce modèle de données permet d’amener des données externes pour pouvoir comparer vos indicateurs de performance à un « benchmark » reconnu dans le marché. Actuellement, les entreprises du Québec adhérant à notre solution peuvent avoir accès au Baromètre RH de l’Ordre des CRHA et ce, en toute transparence et sans négliger la confidentialité.

Finalement, Kara est une plateforme ouverte où vous pourrez en tout temps utiliser les données transformées par Kara pour les amener dans vos propres outils d’intelligence d’affaires et d’analytique. Avec Kara, vous ne créez pas un silo de données RH, vous accélérez votre maîtrise de la donnée RH.

J’ai beaucoup simplifié ce qui se trouve en dessous du capot, mais cela vous donne une idée du travail nécessaire pour y arriver. Il y a plein d’autres choses que Kara vous permet de faire et là on parle davantage de l’interface, des fonctionnalités et des analyses auxquelles vous avez accès.

Grosso modo, Kara vous permet :

• De configurer et personnaliser vos propres tableaux de bord basé sur une multitude d’indicateurs et de visuels qui sont disponibles et à portée de la main.
• D’analyser des situations prévalentes dans votre organisation, que l’on parle de roulement/rétention, d’absentéisme, de mobilisation, de recrutement ou de formation, des analyses préconstruites sont là pour vous aider à mettre le doigt sur le bobo.
• De croiser de l’information de roulement, d’absentéismes, de mobilité interne et de mobilisation pour anticiper les problèmes avant qu’ils n’arrivent.
• D’utiliser toute la puissance de nos modèles prédictifs pour projeter votre roulement dans le futur et vous permettre de poser les bonnes actions.
• D’écouter ce que vos employés ont à dire grâce à notre module de sondage intégré à Kara. Ceci vous permet d’obtenir de l’information qualitative tout au long du cycle de vie de l’employé (du sondage d’accueil, jusqu’à l’entrevue de départ). La force de Kara réside dans le fait que vous pouvez ensuite croiser vos données qualitatives (sondage) avec toutes les autres données RH.
• D’utiliser une application de tierce partie pour bâtir vos propres rapports (Power BI, Tableau, Qlik et autres). De plus, étant donné nos choix technologiques, l’application Power BI est intégrée de façon transparente à Kara.

J’oublie certainement des choses et je ne vous ai même pas parlé de notre feuille de route et à quoi ressembleront nos prochains développements ! Kara ne cesse d’évoluer et de grandir ! Une chose est certaine, Kara est un produit extraordinaire, mais en plus vous serez accompagné par une équipe tout aussi extraordinaire. SYNTELL Capital Humain est mort, vive Kara ! La solution d’analytique RH propulsée par les gens de SYNTELL.

Je vous invite à visiter notre site web Kara et à aimer notre nouvelle page LinkedIn Kara.

Une condition essentielle à la réussite en analytique RH: l’équipe!

Vous n’avez pas le choix, vous voulez progresser sur le chemin de l’analytique RH, cela vous prend une équipe ! Une équipe, ça commence par une personne ! Si vous voulez faciliter l’implantation de l’analytique dans votre organisation, cela vous prend une personne dédiée à l’analytique RH ! Une personne qui porte le chapeau de l’analytique RH. Si vous n’avez pas cela, oubliez le projet, vous n’irez nulle part ! De plus, cette personne doit pouvoir libérer du temps dans son horaire pour l’analytique, on ne doit pas rajouter cela aux autres tâches, car ce seront toujours les urgences qui auront le dessus.

Maintenant, vous voulez accélérer votre progression, vous voulez faire des projets à valeur ajoutée. Voulez-vous passer votre temps sur autre chose que produire des indicateurs tous les trimestres ? Il est alors le temps de penser à mettre en place une équipe. On me demande souvent, combien de personnes cela prend-il ? Je crois personnellement que la taille n’a rien à voir avec la maturité. Il faut plutôt bien choisir les membres de votre équipe, bien choisir les compétences nécessaires. Mais qu’est-ce qui pourrait bien faire la différence ? Quelles sont les conditions gagnantes pour avoir une équipe efficace et efficiente ?

Des compétences et des expertises diversifiées

Cela prend des compétences et des expertises diverses. C’est-à-dire des personnes issues de différents horizons comme la psychologie organisationnelle, la consultation, la finance, le marketing, les TI/intelligence d’affaires, les sciences de données et bien sûr en ressources humaines. Vous ne trouverez pas tout cela dans une seule et même personne, c’est pour cela que ça prend une équipe !

En d’autres mots, cela vous prend des compétences en consultation, en vente, en psychologie et en sociologie, en gestion des talents et ressources humaines, en statistiques et en analyse de données, et finalement gestion de base de données. Si une de ces compétences était manquante, voici ce qui pourrait arriver.

• Si vous ne comprenez pas bien l’environnement (la business), vous risquez d’analyser des phénomènes qui n’ont aucune valeur pour l’organisation.
• Si vous n’avez pas de force de vente (ou de bon raconteur) dans l’équipe, vous aurez de la difficulté à « vendre » vos résultats et les gestionnaires n’appliqueront pas les découvertes que vous ferez.
• Si vous ne comprenez pas bien la psychologie humaine ainsi que la gestion des talents, vous aurez de la difficulté à sélectionner les bonnes données, à interpréter les résultats et à aider à bâtir des modèles valides.
• Si vous n’avez pas de compétence en statistiques et en analyses de données, vous demeurerez au niveau des rapports opérationnels et des indicateurs de performance. Vous serez incapable de bâtir des modèles prédictifs.
• Si vous n’avez pas de compétence en gestion des données (base de données), vous serez incapables d’extraire les données nécessaires de vos systèmes opérationnels pour faire vos analyses.

Une structure d’équipe qui facilite les interactions avec les différentes lignes d’affaires.

Pour ne pas que l’analytique RH reste dans sa tour d’ivoire, il faut que les communications avec les différentes lignes d’affaires soient ouvertes. Il doit y avoir une personne (ou plus) qui agit comme courroie de transmission entre l’équipe d’analytique et les lignes d’affaires. Cette personne a une connaissance approfondie de la business, elle a une compréhension globale des données RH, mais aussi elle est au fait des besoins des lignes d’affaires. Cette personne est en mesure d’analyser les besoins en analytique des lignes d’affaires, de bien communiquer ces besoins à l’équipe d’analytique et transmettre ensuite les pistes de solutions trouvées par l’équipe analytique.

Directement sous le VP

Une structure hiérarchique qui place le responsable de l’analytique directement sous le plus haut dirigeant ressource humaine de l’organisation (vice-président(e) ressource humaine par exemple). Si on veut faire en sorte que l’analytique progresse dans l’organisation, il faut que cela parte d’en haut ! Et au départ, je suggère que cela reste en ressources humaines (donc, sous le VP RH).

Scinder l’équipe en deux

Si vous aspirez à faire plus que des calculs d’indicateurs et à fournir des listes d’employés, la première chose que vous devez faire, c’est de diviser votre équipe en deux (déjà là cela présuppose que vous n’êtes plus seulement une personne). Une partie de l’équipe s’occupe des rapports et des demandes d’informations tandis que l’autre est davantage focalisé sur des projets d’analyse plus poussée (qui est à risque de quitter, offrons-nous les mêmes chances de promotions à tous, etc.). Car si vous ne faites pas cela, les questions urgentes provenant des lignes d’affaires ou de la haute direction occuperont la majorité de votre temps. La structure pourrait alors ressembler à ceci.

Plus tard quand vous aurez évolué, il sera temps d’ajouter des boîtes à votre structure organisationnelle. Ainsi, il pourrait être intéressant d’avoir une personne qui s’occupe exclusivement des sondages et une autre directement liée à la planification stratégique des effectifs. Voici à quoi cela pourrait ressembler.

Instaurer le libre-service

Il faut instaurer le libre-service assez rapidement. Si vous voulez vous libérer des rapports et des tâches à valeur non ajoutée, il faut rapidement faire en sorte que les gens puissent accéder eux-mêmes à l’information. Les organisations peu matures dépendent de l’équipe analytique RH (ou d’une personne) comme le seul moyen d’avoir des réponses aux questions. Ainsi, la personne ou l’équipe est submergée de demandes et n’y arrive absolument pas (certains ici, devraient se reconnaître). A contrario, les organisations mâtures ont développé la possibilité de faire évoluer l’utilisation des données et des informations grâce à l’utilisation de tableaux de bord automatisés et des rapports en libre-service. Il existe sur le marché des outils vous permettant de le faire facilement et à moindre coût. SYNTELL commercialise depuis plusieurs années un très bon outil pour le faire. Et il en existe d’autres. Si ce sujet vous intéresse, je vous suggère de regarder l’étude de Redthread Research sur le marché des outils d’analytique RH. Pour atteindre une certaine maturité en analytique RH, il faut que toutes les personnes qui veulent des données et des réponses puissent les avoir sans le demander.

La plus petite équipe possible

On me pose souvent la question suivante : quelle est la plus petite équipe possible si on veut gagner en maturité ? Ma réponse :

• Un leader analytique RH connaissant très bien l’organisation et ayant un bon sens des affaires.
• Un membre de l’équipe avec une connaissance approfondie des systèmes d’information RH et la capacité d’extraire et de travailler avec des données (compétences en informatique – programmation et gestion de base de données).
• Un membre de l’équipe avec un niveau d’expertise suffisant en ressources humaines pour être en mesure de convertir les projets d’analytique RH dans l’environnement d’affaires de l’organisation.

Pour vraiment faire en sorte que l’analytique RH progresse dans votre organisation, vous n’avez pas le choix : il doit y avoir une personne responsable dans l’organisation. C’est une condition non négociable, sinon vous n’y arriverez à rien ! Commencez avec une personne, démontrez rapidement de la valeur et vous pourrez ensuite penser à conquérir le monde et avoir plus de budgets pour accroître votre équipe ! Je vous souhaite la meilleure des chances! Et si vous avez des questions, n’hésitez pas à me contacter!

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