Petit conseil du mardi no. 13!: Quels indicateurs présenter à votre haute direction ?

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La semaine dernière, je vous ai parlé du comment. Maintenant, parlons du quoi… Quels indicateurs devez-vous présenter ? La réponse n’est pas simple ni unique et chaque organisation est différente. J’ai un peu abordé la question dans le précédent conseil (le no.12)… L’importance du lien avec la stratégie d’affaires de l’organisation… Mais, comment peut-on faire ?

Pour décider des indicateurs appropriés, l’équipe RH devra évaluer les besoins de son organisation et rencontrer l’équipe de direction au préalable afin d’être sur la même longueur d’onde en ce qui concerne ce qui est important pour chaque membre de l’équipe (de direction).

Ceci étant dit, nous pouvons quand même regarder certains thèmes communs aux indicateurs RH qui pourraient intéresser la haute direction.

Voici donc un point de départ :

1. Je vais commencer par le plus compliqué : le retour sur investissement (ROI) des projets en cours, tels que les programmes de formation, les nouveaux programmes de recrutement ou encore l’implantation du SIRH. Même si le retour sur investissement n’est pas clair, il faut au moins présenter le statut financier des initiatives RH (les dépenses). Il faut aussi montrer comment ces initiatives réduisent les coûts ou augmentent les revenus.
2. On ne s’en sort pas, il faut absolument présenter l’évolution du taux de roulement dans le temps (la tendance). Cela peut inclure un pourcentage (taux de roulement) ou encore le coût du roulement. Ce genre d’indicateur peut être ventilé par unités d’affaires, groupe d’emploi, tranche d’ancienneté et plus encore — tout dépend de vos objectifs, de votre taille ou encore de la gravité du problème…
3. Selon votre secteur d’activité, on voit souvent l’évolution du taux d’absentéisme dans le temps. Même chose que pour le roulement, soit en pourcentage ou en coût de l’absentéisme. Pour ma part, j’aime bien le nombre moyen de jours perdus par employés. Ici, encore on peut ventiler l’indicateur par différentes dimensions. Dernièrement, j’ai senti un intérêt soutenu pour le nombre de jours d’invalidité par employé (surtout au niveau des invalidités psychologiques).
4. Le revenu par employé (ainsi que la tendance). Le revenu par employé est un indicateur de productivité qui indique les revenus générés par le travail de chaque employé.
5. Coût de l’embauche d’un nouvel employé (incluant le recrutement, l’embauche et la formation). Toujours présenter les tendances…
6. Tout ce qui a un lien avec la mobilisation des employés. Résultats de sondage, taux de mobilisation, taux de participation aux sondages et taux de recommandation employé.
7. Tout autre indicateur qui s’aligne étroitement sur les objectifs, la mission et la vision de l’organisation.

Avant de présenter les indicateurs à la haute-direction, demandez-leur leur avis. Déterminez avec eux le type d’information qu’ils recherchent et surtout quelles sont les décisions qui dépendent des informations que vous leur fournissez. Cela vous permettra d’évaluer leurs besoins de façon proactive. Vous pourrez donc mettre au point un tableau de bord qui présentera les données dont ils ont besoin et surtout leur permettra de prendre des décisions éclairées.

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Vous n’aurez pas toujours l’information dont ils ont besoin. Par exemple, le retour sur investissement pour certains programmes RH nécessitera probablement la contribution de personnes et départements différents (comme les finances). Il est aussi important de comprendre les indicateurs non RH tel que les indicateurs de vente et les indicateurs financiers, ceci vous aidera à avoir une meilleure vue d’ensemble !

Si vous avez des questions, des commentaires, n’hésitez pas !

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Petit conseil du mardi no. 12! : Comment présenter votre tableau de bord à la haute direction.

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Aujourd’hui, j’aimerais aborder la présentation de votre tableau de bord RH à la haute direction. Si vous n’avez pas encore de tableau de bord RH, il n’est jamais trop tard pour s’y mettre…

Les indicateurs pour la haute direction : La première question à se poser, quels indicateurs présenter ? La réponse courte : il faut présenter des indicateurs qui ont un lien avec la stratégie d’affaires et les objectifs de l’organisation. Il faut vous concentrer sur les indicateurs qui intéressent la haute direction, ceux avec lesquels ils pourront prendre des décisions. Il est possible que le tableau de bord RH de la haute direction soit totalement différent du tableau de bord de votre équipe RH. Pourquoi ? Parce que vous n’avez pas totalement les mêmes préoccupations ! Il faut trouver ce qui empêche votre président de dormir la nuit ! Ce sont ses préoccupations et celles du comité de gestion qui doivent être reflétées dans votre tableau de bord. Ce n’est pas le taux de participation aux formations qui intéressent la haute direction, mais bien les retombées de la formation (est-ce que la formation a donné quelque chose ?). Je ne dénigre pas le taux de participation aux formations, c’est un indicateur important pour ceux qui travaillent en développement des compétences, mais la haute direction elle n’en a rien à cirer. Un autre exemple, plutôt que de présenter le délai d’embauche pour un poste critique, vous êtes mieux de présenter le coût d’une chaise vide pour ce poste critique et comment vous pouvez réduire le temps que la chaise sera vide. De présenter l’effet d’une chaise vide sur les revenus de l’organisation n’a pas son pareil pour réveiller les hautes directions les plus endormies. La haute direction aime quand on parle de coût et surtout de réduction de coût… elle aime aussi quand on parle de revenus et surtout d’augmentation de revenu…

Simplicité dans les visuels : Sachez aussi que la présentation (visualisation) compte presque autant que les données. Je dis presque parce que vous avez beau utiliser les outils derniers cris et des visualisations de la mort, si les données en arrière sont erronées votre beau visuel ne vaudra rien ! Donc, il y a un juste équilibre à trouver. Vos graphiques et diagrammes doivent être beaux, MAIS (j’écris un gros, MAIS) faciles à comprendre, si les gens doivent prendre plusieurs minutes pour comprendre votre graphique, vous passez à côté totalement. Je préconise donc davantage l’utilisation de graphique simple, mais efficace. Il faut que votre visuel transmette clairement le message. Si vous devez expliquer votre visuel… retravaillez-le. C’est comme quand il faut expliquer une blague qu’on vient de faire…

Il faut être cohérent : il faut être cohérent dans votre présentation. Si vous présentez plusieurs graphiques avec le taux de roulement et que le taux de roulement est en rouge dans un graphique, assurez-vous qu’il soit en rouge dans tous les graphiques. Les couleurs sont importantes, mais ça ne doit pas non plus ressembler à un sapin de Noël ! Il faut aussi être cohérent dans le temps, si vous présentez habituellement le taux de roulement trimestriel ne changer pas pour présenter le taux de roulement mensuel (à moins bien sûr qu’on vous l’ait demandé).

Ayez en main des comparatifs : il ne faut surtout pas oublier que le benchmarking intéresse grandement la haute direction. Il est important pour eux de comprendre la position de votre organisation dans le marché. Ce sera beaucoup plus simple pour eux de comprendre s’ils ont une base de comparaison. À défaut d’avoir de bon benchmark externe, offrez au moins des comparatifs internes. Démontrer les tendances de votre indicateur, son cheminement dans le temps.

Finalement, avant de présenter, je vous conseille de vous pratiquer. Pratiquez-vous devant votre équipe RH ! Vous n’aurez pas de deuxième chance pour démontrer votre pertinence et garder la confiance de votre direction. Ma petite recette du succès :

1. Soyez bref et allez directement au but : pas trop de fla-fla et de langage RH. Il faut parler la langue des affaires.
2. Vérifier et contre-vérifier vos chiffres ! Cela va vous éviter des situations embarrassantes et des questions du genre : tu as pris cela où ce chiffre là ?
3. Mettez moins d’indicateurs que trop, ne surchargez pas votre tableau de bord ! Moins d’indicateurs = moins de risques de se tromper !
4. Commentez et interprétez les résultats du tableau de bord aux meilleures de votre connaissance (mais soyez quand même prudent dans vos interprétations !).

Et si vous voulez faire valider votre présentation avant le grand jour, cela me fera plaisir de vous donner quelques conseils !

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Petit conseil du mardi no. 9 : Comment éviter d’être paralysé face à une montagne d’indicateurs?

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Nous prenons tous des décisions sans réfléchir ou sans aucune donnée, des décisions faciles qui ont peu d’implication sur notre futur. Cependant, il arrive que nous devions prendre une grosse décision qui aura un impact majeur sur notre organisation et nous nous retrouvons avec trop d’information, trop de données (ou quelques fois pas les bonnes données).

Les meilleures décisions sont prises lorsque vous regardez les bonnes données au bon moment et que vous les analysez avec les bons outils. Maintenant, comment faire pour éviter la paralysie face à trop d’indicateurs?

La première chose à faire est de bien sélectionner ses indicateurs de performance et ce n’est pas parce que vous avez 50 indicateurs de performance sur votre tableau de bord que vous allez être en mesure de prendre de bonnes décisions. Je vous recommande davantage de sélectionner une dizaine d’indicateurs de performance RH et ces indicateurs doivent avoir un lien avec votre stratégie d’affaires. Il faut sélectionner les indicateurs qui ont le plus d’impact sur l’exécution de votre stratégie, à générer des revenus, à gérer les coûts ou à atténuer les risques lies aux talents. Parce que c’est bien beau d’avoir 50 indicateurs de performance, mais il faut les analyser, suivre leur progrès et surtout s’assurer que l’on s’approche de notre objectif.

Voici donc quelques recommandations sur la sélection et la gestion des vos indicateurs de performance RH :

Commencez petit ! Concentrez-vous sur un petit nombre d’indicateurs au départ, ce qui équivaut à apprendre à marcher avant de courir. Et n’oubliez pas que pour que vos indicateurs soient vraiment des indicateurs de performance clé, ils doivent répondre à trois critères :

• Un lien clair avec la stratégie d’affaires ou la stratégie RH (l’alignement avec la stratégie d’affaires est un prérequis).
• Un objectif mesurable (en fait, un objectif SMART – Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste, Temporel)
• Avoir des ressources commises, c’est-à-dire des gens, de l’argent, du temps pour gérer le progrès de l’indicateur.

Ne lésinez pas sur la qualité de vos données. Il est préférable d’attendre avant de publier un indicateur qui est basé sur de mauvaises données. Un autre dicton : « Garbage in, garbage out! ». Il vous faut donc un processus structuré de vérification de vos données. Il est primordial que les données entrées dans votre système d’information RH soient validées. Tout bon outil d’analytique RH devrait vous permettre de valider la qualité de vos données. Atteindre la maturité en analytique ne peut se faire sans l’exactitude, la cohérence et la sécurité des données ! Ça prend de bonnes données ! Pas de données, pas d’analytique ! De mauvaises données, de mauvaises analyses ! C’est aussi simple que ça !

Tolérez l’imperfection de vos données. Ce point pourrait sembler venir contredire le point précédent… Oui, mais non. Il ne faut pas attendre non plus d’avoir des données parfaites pour publier un indicateur de performance. Car vous ne commencerez jamais ! Il faut faire preuve de discernement. S’il me manque une date de naissance pour un employé sur mes 500, mon âge moyen devrait quand même être bon (pas parfait, mais bon !).

Obtenez l’adhésion de votre direction. Il faut faire en sorte que vos indicateurs RH ne soient pas seulement des indicateurs pour les RH, mais des indicateurs pour TOUTE l’organisation. Il faut que la direction comprenne bien les indicateurs et que surtout ces indicateurs leur soit publié. Vous connaissez le dicton : « Ce qui se mesure s’améliore ». Donc, il pourrait être bon que votre direction participe à la sélection de vos indicateurs de performance RH.

Réviser régulièrement votre choix d’indicateurs de performance. Si la stratégie de votre organisation change, vos indicateurs devraient aussi changer. Vous devriez minimalement revoir le contenu de vos tableaux de bord une fois par année ou encore, lorsqu’un événement majeur survient (comme une pandémie…).

Voilà ! Une toute petite recette, mais qui devrait vous permettre de vous mettre mouvement et empêcher la paralysie !!!

SYNTELL Capital Humain est mort ! Vive Kara !

Après dix années à travailler très fort pour faire de l’analytique RH un outil stratégique pour les professionnels RH, la chenille s’est transformée en papillon ! SYNTELL Capital Humain est devenu Kara ! Toute l’équipe est vraiment fière de ce nouveau produit et de cette nouvelle marque. Après des années à écouter la clientèle, à consulter les gourous des technologies RH et à scruter la compétition, nous en sommes venus à la conclusion que nous devions rebâtir notre produit à partir de zéro. Les fondations, l’architecture et les interfaces ont été repensées, refaites et optimisées.

Mais, il ne faut pas se laisser berner par la nouvelle interface ou le nouveau nom qui sont tellement accrocheurs ! Non, ce qui est en arrière (quand on regarde en dessous du capot !) est probablement ce qui a nécessité le plus de travail et de réflexion. C’est ce qui me fait sourire quand des gens me disent « Nous allons utiliser Power BI sur nos données RH pour monter toute notre analytique RH et nos tableaux de bord ». Pourquoi cela me fait-il sourire ? À cause de ce qui se trouve en dessous du capot… Tout le travail que cela prend pour rendre les données RH intelligente, facilement accessible et rapide d’utilisation ? Ce n’est pas de la petite bière. Les données RH sont complexes, plus complexes qu’on pourrait l’imaginer.

Vous vous demandez pourquoi c’est si complexe. Plusieurs choses. Premièrement, des données RH, il y en a partout à l’intérieur de votre organisation. Elles se retrouvent disséminées dans plusieurs systèmes (même ceux qui ont des systèmes dits « intégrés »). En plus, il est possible que certaines données se retrouvent à l’extérieur de votre organisation… Kara est en mesure d’agréger les données provenant non seulement de votre SIRH, mais aussi de votre système de gestion des candidatures (ATS), de gestion des talents, de gestion de l’accueil et de l’intégration, de gestion des apprentissages (LMS), de la paie et de toute la panoplie d’outils de sondage pouvant exister dans votre organisation. De plus, Kara est en mesure d’intégrer de la donnée externe à votre organisation, comme des « benchmarks », des données gouvernementales ou des données de marché.

Deuxièmement, Kara utilise des outils d’ETC (extraction, transformation et chargement) pour faciliter la transformation de vos données en informations cohérentes, car qui dit plusieurs sources de données dit immanquablement de l’incohérence entre les différentes sources. Par exemple, comment fait-on pour savoir qu’un candidat n^o 345 dans votre ATS et bel et bien l’employé n^o 56 dans votre SIRH. Kara vous aide à nettoyer et à valider vos données en fournissant des rapports vous guidant sur les corrections à apporter dans votre système source. Car, n’oubliez pas non plus, que les données parfaites n’existent pas ! Kara permet donc de suivre vos employés tout au long de leur cycle de vie dans l’organisation, du moment où ils étaient candidats jusqu’au jour où ils décident de vous quitter. La notion de temps est excessivement importante en analytique RH. Car à défaut d’avoir du « Big Data » en RH, on a le « Long Data ».

Troisièmement, le modèle de données derrière Kara permet d’organiser les données en différentes entités (comme un employé par exemple) et de relier tous les différents événements qui arriveront à l’employé durant sa vie au sein de votre organisation (promotion, formation, augmentation salariale, etc.). De plus, seront liées à ce même employé différentes dimensions qui permettront de segmenter vos analyses. Par dimensions, je veux dire l’âge, l’ancienneté, le groupe d’emploi, la localisation, et bien d’autres. Il ne faut surtout pas oublier tous les différents indicateurs de performance qui seront alors déjà précalculés. On en compte plus de 350 dans Kara et ce chiffre continue d’augmenter. Ces indicateurs sont déjà là à l’intérieur de notre cube MOLAP et leur formule de calcul est basée soit sur la norme ISO 30414 (Lignes directrices sur le bilan du capital humain) ou les meilleures pratiques d’affaires.

Quatrièmement, ce modèle de données permet d’amener des données externes pour pouvoir comparer vos indicateurs de performance à un « benchmark » reconnu dans le marché. Actuellement, les entreprises du Québec adhérant à notre solution peuvent avoir accès au Baromètre RH de l’Ordre des CRHA et ce, en toute transparence et sans négliger la confidentialité.

Finalement, Kara est une plateforme ouverte où vous pourrez en tout temps utiliser les données transformées par Kara pour les amener dans vos propres outils d’intelligence d’affaires et d’analytique. Avec Kara, vous ne créez pas un silo de données RH, vous accélérez votre maîtrise de la donnée RH.

J’ai beaucoup simplifié ce qui se trouve en dessous du capot, mais cela vous donne une idée du travail nécessaire pour y arriver. Il y a plein d’autres choses que Kara vous permet de faire et là on parle davantage de l’interface, des fonctionnalités et des analyses auxquelles vous avez accès.

Grosso modo, Kara vous permet :

• De configurer et personnaliser vos propres tableaux de bord basé sur une multitude d’indicateurs et de visuels qui sont disponibles et à portée de la main.
• D’analyser des situations prévalentes dans votre organisation, que l’on parle de roulement/rétention, d’absentéisme, de mobilisation, de recrutement ou de formation, des analyses préconstruites sont là pour vous aider à mettre le doigt sur le bobo.
• De croiser de l’information de roulement, d’absentéismes, de mobilité interne et de mobilisation pour anticiper les problèmes avant qu’ils n’arrivent.
• D’utiliser toute la puissance de nos modèles prédictifs pour projeter votre roulement dans le futur et vous permettre de poser les bonnes actions.
• D’écouter ce que vos employés ont à dire grâce à notre module de sondage intégré à Kara. Ceci vous permet d’obtenir de l’information qualitative tout au long du cycle de vie de l’employé (du sondage d’accueil, jusqu’à l’entrevue de départ). La force de Kara réside dans le fait que vous pouvez ensuite croiser vos données qualitatives (sondage) avec toutes les autres données RH.
• D’utiliser une application de tierce partie pour bâtir vos propres rapports (Power BI, Tableau, Qlik et autres). De plus, étant donné nos choix technologiques, l’application Power BI est intégrée de façon transparente à Kara.

J’oublie certainement des choses et je ne vous ai même pas parlé de notre feuille de route et à quoi ressembleront nos prochains développements ! Kara ne cesse d’évoluer et de grandir ! Une chose est certaine, Kara est un produit extraordinaire, mais en plus vous serez accompagné par une équipe tout aussi extraordinaire. SYNTELL Capital Humain est mort, vive Kara ! La solution d’analytique RH propulsée par les gens de SYNTELL.

Je vous invite à visiter notre site web Kara et à aimer notre nouvelle page LinkedIn Kara.

Mes indicateurs de performance RH… la dernière partie!

Dans mes trois derniers blogues « Mes indicateurs de performance RH favoris », « Mes indicateurs de performance RH favoris, la suite » et « Mes indicateurs de performance RH… Troisième partie », j’ai débuté une énumération des indicateurs qui se retrouvent dans presque tous les tableaux de bord que je conçois. Je vous ai déjà parlé de beaucoup d’indicateurs, mais il manquait quand même quelques domaines d’activités RH que je n’avais pas couverts. Je vais être très transparente, ce ne sont pas mes domaines d’activités favoris… C’est peut-être pour cela que j’ai si tardé à écrire ce billet. Cependant, quelques-uns de mes lecteurs m’ont rappelé à l’ordre et me confirment qu’ils ont hâte de voir ce que j’ai à dire sur la santé et mieux-être (incluant santé et sécurité au travail), les relations de travail, la rémunération et la finance ressource humaine. Maintenant, si on regardait quels sont les indicateurs les plus utilisés dans ces sphères des ressources humaines.

Commençons par le domaine de la santé et du mieux-être. Cette catégorie englobe les indicateurs de santé et sécurité au travail (SST) ainsi que les indicateurs de santé organisationnelle.

Santé et mieux-être :

J’ai répertorié dans mes accompagnements 28 indicateurs différents pour ce domaine d’activité, dont 17 en santé et sécurité au travail et 11 pour la santé organisationnelle. Voici ceux qui sont les plus utilisés. Le chiffre entre parenthèses vous indique la fréquence d’utilisation de cet indicateur dans les mandats que j’ai réalisé.

• Nombre de dossiers d’invalidité (14 %) ;
• Nombre de dossiers d’invalidité physique (14 %) ;
• Nombre de dossiers d’invalidité psychologique (14 %) ;
• Taux de fréquence (14 %) ;
• Taux de gravité (14 %) ;
• Taux d’utilisation du programme d’aide aux employés (PAE) (14 %).

Il n’est pas étonnant de voir un mélange de santé organisationnelle et de SST. Le nombre de dossiers d’invalidité est important à suivre étant donné la charge financière que cela peut amener. Les entreprises suivent aussi de très près la répartition des invalidités physiques et psychologiques. Quant au taux d’utilisation du programme d’aide aux employés (PAE), il peut être prédicteur du nombre de dossiers d’invalidité psychologique. Cet indicateur devrait vous être fourni régulièrement par votre fournisseur de PAE. Pour ce qui est des deux indicateurs de SST, le taux de fréquence et le taux de gravité, ils vous informent sur la fréquence et la gravité des accidents de travail dans votre organisation. Plus le taux de fréquence est élevé, plus le nombre d’accidents de travail est important. Un faible taux se rapprochant de zéro est interprété comme une faible fréquence d’accidents de travail et est associé à une performance positive en matière de santé et de sécurité au travail. De plus, une fréquence faible se reflète généralement sur le taux de cotisation à la CSST. Cet indicateur est principalement utilisé pour évaluer la performance de l’organisation en matière d’accidents de travail.

Le taux de gravité est la multiplication du taux de fréquence par l’indice de gravité. C’est pourquoi une variation de la fréquence des accidents ou de la gravité des lésions professionnelles fait automatiquement varier le taux de gravité. Le taux de gravité nous informe plus sur la gravité de la situation des lésions professionnelles dans l’organisation que sur la gravité des lésions elles-mêmes. Pour donner une interprétation juste d’une augmentation ou d’une diminution du taux de gravité, il s’avère essentiel de l’analyser avec les variations du taux de fréquence des accidents et de l’indice de gravité.

En voici d’autres, mais ceux-ci étaient utilisés dans moins de 10 % des cas rencontrés. À noter qu’ils sont aussi en ordre décroissant de fréquence d’utilisation.

• Répartition des demandes d’aide (PAE) par motif de consultation ;
• Indice de gravité ;
• Nombre de demandes d’aide (PAE) ;
• Taux de stabilité des gestionnaires ;
• Coût de l’assurance collective ;
• Coût du PAE ;
• Durée moyenne des pertes de temps (SST) ;
• Évolution du coût de l’assurance collective ;
• Nombre d’accidents de travail (avec et sans perte de temps) ;
• Pourcentage de dossiers d’invalidité ;
• Nombre de jours consécutifs sans perte de temps ;
• Nombre de jours d’invalidité par employé ;
• Nombre de jours moyen en assignation temporaire ;
• Nombre de jours perdus (accident de travail) ;
• Taux d’absentéisme accident de travail
• Taux d’incidence ;
• Pourcentage d’employés ayant participé à une formation SST ;
• Nombre d’incidents de travail ;
• Taux d’accidents évitables ;
• Taux de mortalité.

À noter que le nombre de jours d’invalidité par employé est un des indicateurs du Baromètre RH de l’Ordre des CRHA. Vous pourrez donc obtenir des benchmarks québécois sur cet indicateur. À noter que le taux de fréquence (avec et sans pertes de temps), le taux de mortalité et le pourcentage d’employés ayant participé à une formation SST sont des indicateurs suggérés dans la nouvelle norme ISO.

Les relations de travail

Pour les relations de travail, nous restons quand même dans des indicateurs de base. De plus, les relations de travail restent, dans mon cas, le parent pauvre des indicateurs. Bien qu’il existe une bonne quantité d’indicateurs, il faut être une assez grosse entreprise et de surcroît être syndiquée pour mettre en place et suivre des indicateurs de relations de travail.

J’ai répertorié 30 indicateurs pour les relations de travail. Voici les trois que j’ai déjà utilisés dans mes mandats d’accompagnement. Le chiffre entre parenthèses vous indique la fréquence d’utilisation de cet indicateur dans les mandats que j’ai réalisé (vous comprendrez que c’est très bas).

• Nombre de griefs (6 %) ;
• Nombre de plaintes (6 %) ;
• Taux de griefs (3 %).

Comme vous le voyez, c’est bien mince. Ce qu’il faut faire en premier lieu, c’est de bien définir la différence entre un grief et une plainte. Dans un milieu syndiqué, un grief peut se définir comme étant une contestation formelle du traitement que l’employeur a réservé à un employé. Le nombre de griefs permet donc d’évaluer la qualité des relations de travail et l’impact possible sur la mobilisation des employés. Une plainte, quant à elle, peut soit être une plainte de vive voix. De fait, la plainte de vive voix constitue un palier informel de la procédure de règlements des griefs qui est recommandé avant la présentation d’un grief par écrit. Le nombre de plaintes permet donc d’évaluer aussi la qualité des relations de travail et l’impact possible sur la mobilisation des employés. Cependant, d’autres organisations vont donner une autre définition au mot « plainte ». Ainsi, les plaintes pourraient englober les plaintes formulées dans des organisations non syndiquées ou des plaintes reliées à la CNESST/normes du travail, au harcèlement psychologique, etc.

Voici d’autres indicateurs, mais ceux-ci ne sont vraiment pas beaucoup utilisés, et ce, dans moins de 2 % des cas rencontrés. À noter qu’ils sont aussi en ordre décroissant de fréquence d’utilisation.

• Nombre de griefs par 100 employés ;
• Nombre de plaintes par 100 employés ;
• Nombre de mesures disciplinaires ;
• Nombre de mesures disciplinaires par 100 employés ;
• Nombre de griefs répondus ;
• Nombre de griefs analysés ;
• Délai moyen d’analyse des griefs ;
• Nombre de griefs en arbitrage ;
• Délai moyen en arbitrage ;
• Nombre de griefs en jugements ;
• Délai moyen de jugement ;
• Nombre de désistements ;
• Nombre de griefs réglés ;
• Pourcentage de griefs réglés
• Nombre de griefs gagnés ;
• Pourcentage de griefs gagnés ;
• Pourcentage de griefs perdus ;
• Délai de résolution d’un grief ;
• Coût total des griefs ;
• Coût moyen des griefs ;
• Nombre de conventions collectives ;
• Nombre d’employés syndiqués ;
• Pourcentage d’employés syndiqués ;
• Nombre d’arrêts de travail ;
• Durée moyenne des arrêts de travail ;
• Nombre de séances de négociation ;
• Nombre de conflits soumis à des parties externes.

À noter que le nombre de griefs, le nombre de mesures disciplinaires, et le nombre de conflits soumis à des parties externes sont des indicateurs suggérés dans la nouvelle norme ISO.

La rémunération :

La rémunération est un domaine avec lequel toutes les organisations doivent composer, surtout avec la pénurie de talent que nous vivons actuellement. Or, très peu d’organisations ont mis en place des indicateurs pour suivre leur rémunération.

Voici les trois plus utilisés. Le chiffre entre parenthèses vous indique la fréquence d’utilisation de cet indicateur dans les mandats que j’ai réalisé.

• Rémunération moyenne (26 %) ;
• Évolution de la rémunération totale (9 %) ;
• Pourcentage d’avantages sociaux (9 %).

Comme vous pouvez le constater, nous sommes bien en bas du 50 %. Bien entendu, la base est là : en moyenne combien gagnent mes employés ? Est-ce que l’augmentation de la rémunération d’une année à l’autre à un gros impact pour l’organisation ? Et quel pourcentage les avantages sociaux occupent-ils par rapport à la rémunération totale de l’organisation ? Rien de bien sorcier.

Voici d’autres indicateurs, mais ceux-ci étaient utilisés dans moins de 5 % des cas rencontrés. À noter qu’ils sont aussi en ordre décroissant de fréquence d’utilisation.

• Masse salariale ;
• Évolution de la masse salariale ;
• Répartition des avantages sociaux ;
• Ratio de comparaison salariale (compa-ratio) ;
• Rémunération totale ;
• Rémunération directe totale ;
• Rémunération indirecte totale ;
• Pourcentage des bonus ;
• Pénétration de l’échelle salariale ;
• Pourcentage d’employés hors échelle salariale ;
• Ratio de plafonnement salarial ;
• Indice du marché.

À noter qu’il n’y a aucun indicateur de rémunération suggéré par la nouvelle norme ISO (à part le coût de main-d’œuvre que nous verrons dans la prochaine section).

Financier ressource humaine :

Il me semble qu’il y a une incohérence dans ce titre, non ? Vous ne trouvez pas ? Cette catégorie d’indicateurs regroupe les indicateurs qui ont une composante financière. Les coûts de la main-d’œuvre sont l’un des facteurs les plus critiques pour les organisations et ont une incidence directe sur les résultats ou la contribution de valeur de l’organisation. C’est pourquoi il est important de ne pas les oublier dans votre tableau de bord RH.

J’ai répertorié dans mes accompagnements 12 indicateurs différents pour ce domaine d’activité. Voici ceux qui sont les plus utilisés. Le chiffre entre parenthèses vous indique la fréquence d’utilisation de cet indicateur dans les mandats que j’ai réalisé.

• Coût de la main-d’œuvre en pourcentage des revenus (34 %) ;
• Taux de rendement du capital humain (31 %) ;
• Revenu par employé (26 %).

Même si ces indicateurs n’atteignent pas le 50 %, je note quand même un intérêt pour les organisations à les inclure dans leur tableau de bord RH. En fait, ces indicateurs aident les professionnels RH à parler le langage financier s’ils sont utilisés de la bonne façon. Le coût de main-d’œuvre en pourcentage des revenus indique le poids du « facteur travail » dans la création de revenus. C’est le montant à investir dans les employés pour générer un dollar de revenu. Un ratio de 65 % signifie qu’il faut débourser 65 $ de rémunération pour générer 100 $ de revenus.

Le taux de rendement du capital humain est, quant à lui, mon indicateur favori de ce groupe et même, il ferait le « top 10 » de mes indicateurs favoris ! Il établit le lien entre les investissements en capital humain et le profit. En d’autres termes, c’est le niveau de productivité des employés (extrant) comparé à l’investissement fait dans ces derniers (intrant). Le résultat indique le profit généré pour chaque dollar investi en main-d’œuvre. Pour être un succès, la valeur doit être nécessairement plus grande que 1. Par exemple, un taux de 1,2 indique que pour chaque 1,00 $ investi dans la main d’œuvre, 1,20 $ sont retournés à l’entreprise (sous forme de revenus). Ce ratio, plus que les autres, peut aider les professionnels RH à démontrer que la main-d’œuvre n’est pas une dépense, mais une source de revenus.

Le revenu par employé a longtemps été pour moi, dans une vie antérieure, un des seuls indicateurs RH que je suivais. C’est un indicateur de productivité qui indique combien le travail de chaque salarié génère de revenus. Cet indicateur donne une estimation de la productivité de la main-d’œuvre. Il indique la part de ventes attribuable à chaque personne travaillant dans une organisation.

En voici d’autres, mais ceux-ci étaient utilisés dans moins de 10 % des cas rencontrés. À noter qu’ils sont aussi en ordre décroissant de fréquence d’utilisation.

• Profit (avant impôt) par employé ;
• Valeur ajoutée du capital humain ;
• Coût de la main-d’œuvre en pourcentage des dépenses ;
• Coût total de la main-d’œuvre ;
• Coût total de la main-d’œuvre interne ;
• Coût total de la main-d’œuvre externe ;
• Coût total de l’emploi ;
• Ratio entre le salaire moyen et la rémunération du président.

À noter que le taux de rendement du capital humain est un des indicateurs du Baromètre RH de l’Ordre des CRHA. Vous pourrez donc obtenir des benchmarks québécois sur cet indicateur. Il faut aussi noter que le taux de rendement du capital humain, le profit (avant impôt) par employé, le coût total de la main-d’œuvre, le coût total de la main-d’œuvre externe, le coût total de l’emploi ainsi que le ratio entre le salaire moyen et la rémunération du président sont des indicateurs suggérés dans la nouvelle norme ISO.

Voilà ! Ceci était la dernière partie de mes indicateurs RH favoris. Je devrais publier la liste des listes des indicateurs 2020 dans mon prochain billet. Entre temps, si vous avez des questions, des commentaires, n’hésitez surtout pas à me contacter !

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Des indicateurs pour améliorer votre fonction recrutement!

Je n’insisterai jamais assez sur l’importance de se mesurer pour pouvoir s’améliorer. Pour la fonction recrutement, la meilleure façon de se mesurer est de mettre en place un tableau de bord qui intègre des indicateurs de recrutement qui sont en lien avec les objectifs stratégiques de votre équipe. Si vous voulez mesurer et atteindre l’excellence dans vos processus de recrutement, je vous conseille de déterminer avec votre équipe quels indicateurs sont stratégiques. Pour vous faciliter la tâche et comme point de départ pour votre quête d’indicateurs, je vous fournis une liste de 18 indicateurs répartis dans trois catégories. La première catégorie présente les indicateurs qui ont un impact direct sur l’organisation. C’est sur cette première catégorie que je vous demanderais de focaliser vos énergies. La seconde catégorie présente des indicateurs importants, mais qui ont un peu moins d’impact et je terminerai avec des indicateurs plus tactiques (qu’on pourrait aussi qualifier d’indicateurs administratifs).

Indicateurs avec un impact direct sur l’organisation

1. L’indice de qualité de l’embauche: C’est le plus important de tous les indicateurs de recrutement, car il peut aussi être utilisé pour valider vos sources de recrutement ainsi que vos approches. Il existe plusieurs façons de calculer cet indice (et plusieurs qui sont fort complexes d’ailleurs). Je privilégie une façon plutôt simple qui combine le taux de rétention des nouvelles embauches, leur performance après 6 ou 12 mois, la satisfaction du gestionnaire par rapport à la nouvelle embauche ainsi que la satisfaction du nouvel employé.
2. Le nombre de nouvelles embauches : Faites le suivi de nouvelles embauches par recruteur pour vous assurer que chacun d’entre eux exerce sa part de la charge de travail. Le nombre moyen d’embauches par recruteur permet de mesurer l’efficacité (productivité) des recruteurs. Cet indicateur peut aussi être utile pour déterminer le nombre moyen d’embauches par mois, par trimestre ou par année.
3. Le pourcentage de postes clés/postes difficiles à pourvoir : Je vous conseille de suivre le nombre de nouvelles embauches qui sont désignées comme clés ou difficiles à pourvoir, car ce type de poste peut avoir un impact majeur sur le travail du recruteur. De plus, la difficulté de recrutement doit aussi être considérée dans l’évaluation de la performance d’un recruteur.
4. Le taux d’embauche en temps : Cet indicateur représente le pourcentage de postes comblés selon la date demandée par votre client. Dans certains secteurs, le fait de ne pas avoir la bonne personne au bon moment peut entraîner beaucoup d’impacts négatifs (coût, délai) et même entraîner la perte d’opportunités stratégiques. Cet indicateur est beaucoup plus parlant que le délai moyen d’embauche.
5. Pourcentage de diversité de nouvelles embauches : Cet indicateur indique le pourcentage de nouvelles embauches qui ont des profils de diversité différents. Si votre organisation accorde une grande importance à la diversité, cet indicateur permet aux gens de recrutement d’y mesurer leur contribution. Il ne faut pas calculer cet indicateur pour tous les types de postes, mais seulement pour ceux qui ont le plus grand impact pour l’organisation comme les postes de haute direction, de gestionnaires, de professionnels ou de personnes affectées au service à la clientèle.
6. Le taux de roulement involontaire des nouvelles embauches : Une nouvelle embauche qui doit être terminée, et ce, dans les premiers mois est une indication d’un processus de recrutement déficient. La pire des embauches est celle qui doit être terminée à l’intérieur des 12 premiers mois. Le coût de réembauche ainsi que les dommages causés à l’organisation peuvent être considérables, je vous suggère donc de calculer votre coût du roulement. Vous serez surpris de voir combien la facture peut augmenter rapidement !
7. Le taux de démission des nouvelles embauches : Malgré une bonne performance, une nouvelle embauche qui démissionne dans les premiers mois ne peut être considérée comme un succès. Je vous suggère de faire votre calcul à la fin de la période de probation ainsi qu’à 1 an. Comme pour l’indicateur précédent, je vous suggère de calculer votre coût du roulement.
8. Nombre de jours vacants des postes clés: Pour certains postes, chaque jour où le poste n’est pas pourvu peut être très dommageable pour la performance de l’organisation. C’est encore plus vrai pour tous les postes qui sont générateurs de revenus. Ce qui pourrait être encore plus pertinent, c’est de déterminer une valeur financière pour chaque journée où le poste n’est pas pourvu.
9. Les $ dépensés pour des services externes de « sourcing » : L’utilisation à l’extrême de ressources externes pour la recherche de candidats est souvent non nécessaire et très onéreuse. Suivre le pourcentage des dollars dépensés à l’externe par recruteur peut être une bonne indication du manque de compétences de votre équipe.

Indicateurs avec un impact un peu moins direct

1. Taux de satisfaction des candidats: Une mauvaise expérience-candidat peut avoir un impact négatif sur vos futures activités de recrutement. Si vous voulez avoir une excellente expérience-candidat, n’hésitez surtout pas à sonder autant les candidats qui ont été embauchés que ceux qui ne l’ont pas été. Les résultats de sondage vous aideront à mesurer l’efficacité de votre processus de recrutement ainsi qu’à mesurer l’expérience-candidat et la force de la marque employeur.
2. Taux de satisfaction du gestionnaire-embaucheur : Comme l’indicateur précédent, cet indicateur se mesure par sondage. Cependant, il sert surtout à mesurer l’efficacité dans la sélection et l’embauche de nouveaux employés. Le taux de satisfaction des gestionnaires-embaucheurs peut être un prédicateur de la qualité de l’embauche, de la performance future, de la productivité ainsi que de la rétention dans la première année.
3. Distribution des embauches par source : Pour vous assurer que vos recruteurs utilisent les meilleures sources d’embauche, vous devez suivre le nombre d’embauches par source. La meilleure façon d’utiliser cet indicateur est de le coupler avec la performance des nouvelles embauches. Ainsi, vous pourrez identifier les sources qui fournissent les « meilleurs » employés. Vous devriez aussi filtrer cet indicateur par type de poste pour être en mesure de voir quelles sont les sources à privilégier par type de poste.
4. Pourcentage d’embauches par référencement : Cet indicateur vient mesurer la qualité de votre programme de référencement. Il peut aussi servir à mesurer la mobilisation et la satisfaction des employés ainsi que l’attractivité de votre organisation. Cet indicateur est fortement lié au coût par embauche puisque le référencement est considéré comme un moyen de recrutement très peu dispendieux. Il est aussi fortement lié à la qualité de l’embauche, car cette source est considérée comme numéro un pour obtenir des candidats de qualité.

Indicateurs administratifs de la fonction recrutement

Bien que ces indicateurs tactiques soient très importants, ils ne sont pas considérés comme stratégiques. Je vous recommande de les mesurer, mais de bien les séparer dans un autre tableau de bord plus tactique pour suivre l’efficience de votre processus.

1. Coût par embauche : Cet indicateur mesure le montant total d’argent déboursé par votre organisation pour recruter un nouvel employé. Le coût par embauche doit inclure tout ce qui a un impact sur l’embauche d’un nouvel employé. Il est très difficile de comparer le coût par embauche d’une organisation à l’autre. Il varie selon le type d’emploi, le niveau hiérarchique, la demande externe ou la localisation. Je vous conseille de le calculer seulement une fois par année, car vous pouvez perdre un temps fou à essayer de le faire.
2. Taux d’acceptation des offres : C’est le pourcentage des offres acceptées par le PREMIER candidat sélectionné. Il peut servir d’indication sur la compétitivité de votre organisation en ce qui a trait à votre proposition de valeur (incluant la rémunération globale).
3. Les ratios suivants — candidatures reçues par poste, candidats par entrevue, entrevues par offre, entrevues par embauche : ces ratios sont faciles à calculer et à manipuler. Ils donnent une bonne indication sur l’efficience de votre processus et permettent de bien gérer le flot des candidats dans votre pipeline de recrutement.
4. Délai d’embauche : C’est le temps requis (nombre de jours calendaires) pour pourvoir un poste. Plus le délai est long, plus l’organisation a des pertes de productivité et d’opportunité. Cependant, il doit être utilisé judicieusement, car une moyenne peut ne pas être représentative de votre réalité. Je vous suggère de l’utiliser par type de poste ou catégorie d’emploi. Je vous suggère aussi de briser votre délai d’embauche en délai à l’affichage, délai de « sourcing », délai à la première entrevue, délai aux vérifications/antécédents, délai à l’offre et délai d’acceptation de l’offre. Vous serez ainsi en meilleure position pour évaluer vos goulots et mieux planifier votre processus. Je vous suggère aussi de calculer votre délai de début de travail. Bien que vous n’ayez à peu près pas d’influence sur ce délai, il peut être fort intéressant de le partager avec les gestionnaires-embaucheurs.
5. Nombre de postes à pourvoir : cet indicateur est un décompte qui sert à calculer le nombre de demandes en cours par recruteur. Ceci permet d’évaluer la charge de travail de chaque recruteur.

Maintenant que vous vous mesurez, vous aimeriez pouvoir vous comparer. Vous vous dites : « Il me semble que cela serait sensé (et surtout intéressant) de pouvoir comparer mes indicateurs à ceux de la compétition ». Ce n’est pas si simple. Chaque entreprise utilise sa propre formule, il devient donc difficile de comparer les résultats. Je vous recommande donc de faire affaire avec un service de benchmarking qui fera lui-même les calculs en utilisant vos données de base. Il ne faut pas oublier que les indicateurs varient beaucoup par taille d’entreprise, par localisation et par secteur de l’industrie. Il faut donc utiliser les « benchmarks » avec beaucoup de discernement. Au Québec, il existe mezuRH qui peut vous permettre de vous comparer. Allez y jeter un coup d’oeil : mezuRH

Si vous voulez que le reste de l’organisation vous prenne au sérieux, n’ayez pas peur de vous mesurer et de publier vos chiffres. C’est ainsi que débute un vrai processus d’amélioration et permet de vous crédibiliser comme partenaire stratégique de votre organisation.

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Pourquoi les RH sont juste bons avec les mots et pas avec les chiffres?

Voici l’intégral de ma conférence (et plus encore) que j’ai donnée lors de l’événement Disrupt RH qui avait lieu le 26 octobre dernier à Montréal. Pour plus d’information sur Disrupt RH, je vous invite à consulter leur site web http://www.disrupthr.co/

Le titre de ma perturbation (traduction littérale de disruption) était « Le mur de l’analytique RH ». Eh bien, je peux vous dire que le mur, je l’ai trouvé! Il est entre les deux oreilles des RH. Trêve de plaisanterie, voici ce que j’ai osé dire le 26 octobre dernier.

Je commence toujours mes présentations par cette illustration-là,  le Yin et le Yang. Du côté gauche, le côté yin, on a : l’intuition, l’émotion, l’expérience, l’individu, la motivation, l’appréciation. C’est le côté « soft », très humain, très RH. Du côté droit, le côté yang, on a : la logique, la mesure, l’information, les normes, les résultats, les analyses. C’est le côté rationnel, très financier, très ingénieur. Qu’est-ce qui est le plus valorisé dans le monde des affaires? Je vous entends crier : « Le côté droit! Le côté droit! ». Et vous avez raison…

Je poursuis avec une petite illustration « très fictive ». C’est une fois, un gars de RH qui s’en va voir son patron (très Yang) et lui dit : « Eh Patron! On va implanter un super programme de reconnaissance et ça devrait avoir un effet positif sur la mobilisation et l’engagement de nos employés ». Le patron de répondre : « Je m’en fous de vos patentes RH! Ce que je veux savoir, c’est Kossé que ça donne? » Kossé que ça donne? En voilà une question qui reste souvent sans réponse (en tout cas, sans réponse chiffrée).

L’ère du « faites-moi confiance, ça va marcher » est terminée! Votre patron veut des chiffres, pas des mots! La prise de décision basée sur l’intuition ou sur des opinions, ça ne fonctionne plus. Les patrons veulent des faits, des données, des indicateurs. Je suis persuadée que vous êtes conscient de cela. Non? Mais, moi j’en ai assez de la prise de conscience (ça fait 5 ans que j’essaie de vous conscientiser). Il faut vous passiez à l’action!

Des fois je me demande si vous savez ce qui se passe ailleurs. Ailleurs comme dans les autres fonctions de votre organisation. Que ce soit en finances, en ventes, aux opérations ou même au marketing, il y a longtemps que l’analytique est implanté. Mais en RH? On traîne de la patte. On veut être stratégique, on veut être reconnu comme un partenaire d’affaires – pas le choix : l’analytique est l’un des outils qui va pouvoir vous aider.

Jouez-vous à l’autruche? Si je reste assez longtemps la tête dans le sable, eh bien ça va se régler… L’histoire des données, des calculs, des statistiques, du Big Data, ça ne durera pas tout cela, ça va disparaître comme par magie. J’ai une petite nouvelle pour vous autres, l’analytique est loin d’être sur le point de disparaître! C’est en croissance, en croissance exponentielle (je vous en reparlerai plus loin).

L’excuse qui m’horripile le plus : « l’utilisation de l’analytique va déshumaniser la fonction RH »! Plusieurs professionnels RH croient qu’il est impossible de mesurer le capital humain (et là, j’ai des noms, des personnes intelligentes avec des maîtrises en RH, avec de gros emplois), car les phénomènes humains ne se prêtent pas à la mesure. Il est difficile de mesurer ce que l’on ne maîtrise pas… La gestion des ressources humaines n’est pas une science… Pourtant on dit bien les sciences de la gestion? Non…

Mais finalement, qu’est-ce que l’analytique RH? C’est un processus qui permet de prendre une décision optimale ou réaliste basée sur des données existantes (des faits). Maintenant, qu’est-ce qui compose l’analytique RH? Plusieurs vous diront que l’analytique c’est le prédictif ou encore les corrélations.

Pour ma part, je sépare l’analytique RH en deux portions le Quoi et le Pourquoi. Et pour être en mesure de savoir Pourquoi, il faut avoir déterminé le Quoi. En fait, il n’y a pas de Pourquoi sans Quoi.

Dans le Quoi c’est le passé, dans le pourquoi, c’est pour améliorer le futur! Donc, avant de passer au Pourquoi, tentez donc de bien maîtriser le Quoi. Voir l’image suivante pour bien comprendre mes derniers propos qui peuvent sembler un peu décousus.

Mais à quoi sert l’analytique RH? Les organisations ont besoin désespérément de données pour comprendre ce qui fait en sorte que les employés joignent leur rang et surtout, ce qui fait en sorte qu’ils restent, pourquoi certains sont performants et comment faire pour améliorer la qualité du leadership, le service à la clientèle ou la capacité d’innover. Ce sont toutes des questions auxquelles l’analytique RH peut vous aider à répondre.

Avec l’arrivée du « Big Data », on en entend de toutes sortes. Comme on dit par chez nous : « Wô les moteurs, c’est bien beau le “Big Data”, c’est bien beau le prédictif, mais il ne faut pas mettre la charrue devant les bœufs. ». Est-ce qu’on peut revenir à la base? Et transformer nos données RH en informations qui serviront à prendre de meilleures décisions?

Voici mes quatre étapes pour arriver au prédictif :

Étape 1 : Si vous n’êtes pas capable de fournir votre nombre d’employés en début de trimestre, votre nombre d’embauches et votre nombre de départs pendant le trimestre. Vous êtes dans la M**! Je répète (et je l’ai réellement répété plus d’une fois). Vous êtes dans la M**! C’est la base… que vous soyez 50 ou 25 000 employés. Je me demande sincèrement comment vous pouvez conseiller la haute direction sur la gestion des talents, si vous n’êtes même pas capable de fournir des informations de base!

Étape 2 : C’est l’utilisation des tableaux de bord et des « benchmarks ». En passant, un tableau de bord annuel, ça n’existe pas! On appelle cela un rapport. Un tableau de bord doit être mis à jour minimalement au trimestre et pour les plus aguerris : tous les mois. Qu’est-ce que vous mettez dans votre tableau de bord? Des indicateurs qui sont en lien avec vos objectifs et enjeux RH. Si en plus, vous ajoutez des données de benchmark, cela donnera plus de profondeur à vos analyses (et habituellement, les boss – les Yangs, ils adorent les benchmarks!).

Étape 3 : Sélectionner un outil et bâtir l’équipe. Il existe plusieurs outils, technologies et applications pour aider à l’analyse des données RH dont, entre autres, une purement québécoise (que je n’avais pas le droit de nommer…) Mais aussi il faut penser à bâtir une équipe avec des compétences autres que celles que l’on rencontre normalement en RH (statistique, mathématique, base de données, etc.).

Étape 4 : On arrive enfin à l’analyse prédictive, le Saint Graal de l’analytique. Cela va vous permettra de parler le bon langage et de développer votre côté stratégique. L’analyse prédictive utilise une variété de techniques qui proviennent du monde de la statistique, de la modélisation et de l’exploration de données (data mining).

J’ai maintenant 5 leçons pour vous (c’est le temps de prendre des notes).

Leçon 1 : L’analytique RH va croître de façon exponentielle, nous en sommes qu’au début. D’ici 5 à 10 ans, l’analytique RH sera bien implanté dans tous les départements RH (et non, ne mettez pas votre tête dans le sable, l’analytique RH est là pour rester).

Leçon 2 : La gestion des données demeure la plus grande barrière à l’implantation de l’analytique RH. Vous passerez (malheureusement) près de 80 % de votre temps dans l’intégration et l’assainissement de vos données (données incohérentes, manquantes, périmées). Qu’est-ce que vous attendez pour vous y mettre? Vos données ne s’amélioreront pas toutes seules.

Leçon 3 : Les « geeks » sont arrivés en RH (j’en vois de plus en plus), mais ils ont besoin de vous! Ils ont besoin de VRAI RH, de personnes qui comprennent la dynamique RH et pourront les enligner dans la bonne direction.

Leçon 4 : La sécurité des données et l’anonymat sont et continueront d’être une préoccupation (mais pas insurmontable). Les employés et je dirais surtout les avocats sont très nerveux lorsque l’on parle de collecter et d’utiliser les données des employés. La CONFIDENTIALITÉ est essentielle, la donnée RH est TRÈS sensible!

Leçon 5 : Nous sommes tous dans la phase d’apprentissage et avons besoin de coopérer et travailler ensemble. Bien que l’analytique RH soit (et deviendra encore plus) un avantage compétitif, nous devrions tous partager ce que nous apprenons maintenant pour faire en sorte que cette nouvelle discipline progresse.

Finalement, j’ai terminé par mes petits conseils (certains les connaissent déjà).

• Tolérer l’imperfection de vos données ! Les données parfaites, ça n’existe pas!
• Mettez-vous chum avec les TI, ils peuvent vous aider avec vos données.
• Utilisez l’analytique RH sur votre propre département (les RH).
• Soyez patient! N’allez pas trop vite, cela va vous prendre des années avant d’y arriver.

Mais ce qui est PRIMORDIAL, c’est de changer votre façon de penser : ce n’est pas vrai que les RH doivent être juste bons avec les mots, ils peuvent devenir aussi très bons avec les chiffres!

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Quoi? Vous n’avez pas encore de tableau de bord RH?

Je serais portée à vous dire « Come on, on est en 2016! ». Ça fait maintenant 5 ans que je travaille chez SYNTELL, cinq années à ne vivre que pour la mesure, les tableaux de bord et l’analytique RH. Parce que moi, quand j’embarque dans quelque chose, j’embarque à fond! Je me suis donnée pour mission de VOUS faire aimer les indicateurs de performance RH et je vais RÉUSSIR! Il y a eu des moments plus difficiles que d’autres! Mais je n’ai jamais perdu la foi! L’analytique RH est un outil ESSENTIEL de la profession RH. J’ai écrit 61 billets à ce sujet dans ce blogue, 8 billets sur le blogue de Jobillico et 10 articles dans le magazine FacteurH – ils sont tous reliés à la mesure en RH (ou presque). J’ai participé à plus d’une trentaine de conférences, participé à des dizaines de groupes de discussion en RH, formés de plus d’une cinquantaine de professionnels RH sur l’analytique, scoopé plus de 4000 articles reliés à l’analytique RH, créé un groupe LinkedIn avec plus de 700 membres. On peut dire que je suis très focus et que j’ai de la suite dans les idées!

Tout ça pour vous dire qu’en 2016, vous êtes encore trop peu à vous être lancé dans l’analytique RH et ce n’est pas parce que je n’ai pas essayé de vous convaincre. Mais là, vous n’avez plus d’excuses! Maintenant, il y a mezuRH. Nous revenons, Emmy et moi d’une tournée de conférences sur les 10 indicateurs RH essentiels : 9 villes visitées, 2000 kilomètres parcourus, 166 personnes rencontrées provenant de 129 organisations différentes (Emmy, c’est ma nouvelle collaboratrice, c’est elle qui s’occupe des communications et je l’ai choisie énergique, enjouée, et surtout compétente).

Vous avez manqué la conférence ? Vous aimeriez en savoir plus? Pour vous résumer la conférence, je vous propose de lire le billet d’Isabelle Couture publié sur son blogue Mon Conseil Gratis. Isabelle était présente à notre déjeuner-conférence de la ville de Québec. Elle a su résumer de belle façon mes propos tout en y ajoutant sa touche personnelle — Indicateurs de gestion : mathématiques et RH au-delà du mariage de raison.  Vous aimeriez avoir une copie de la présentation qui a été donnée? Contactez Emmy .

Bon, vous êtes maintenant à jour! La prochaine chose à faire est de vous inscrire au projet-pilote de mezuRH. C’est quoi ce projet pilote? Tout d’abord, si vous ne le saviez pas, mezuRH est un programme de Benchmarking RH pour les entreprises québécoises (le seul et l’unique!). Nous recherchons présentement des entreprises de toutes tailles, de tous secteurs d’activités et de toutes les régions du Québec pour participer à ce qui sera votre porte d’entrée dans l’analytique RH.

mezuRH, c’est une façon simple et rapide de valider la contribution RH, de démontrer votre impact stratégique et d’accroître votre crédibilité au sein de votre organisation.

Qu’est-ce que vous retirerez de votre participation ?

• Un tableau de bord RH mis à jour à tous les trimestres, c’est-à-dire un premier pas vers un tableau de bord RH informatisé et en ligne à moindre coût et à moindre effort.
• Une validation par nos experts des données soumises.
• Un dictionnaire d’indicateurs qui vous permettra d’asseoir les bases de votre projet d’analytique RH.
• Un soutien constant de notre équipe spécialisée en analytique RH (eh oui! on répondra à toutes vos questions, j’y veillerai personnellement).
• Une comparaison de vos indicateurs avec d’autres organisations québécoises, de votre secteur d’activités, de votre industrie et de votre taille.
• Une influence sur le futur de mezuRH – ajout d’indicateurs, de tableaux et de graphiques.
• Une participation dans des groupes d’échanges sur la mesure et de l’information privilégiée.
• Des rabais sur nos formations en analytique RH.
• Et surtout : faire partie d’une communauté RH innovante! Des gens qui comme vous veulent faire progresser la profession RH.

C’est à ce moment que vous vous dites « Combien ça coûte? » et je vous réponds « Ça coûte gratis! Gratuit, free, gratuito, kostenlose ». Pour tous ceux qui s’abonneront d’ici le 23 juin prochain, l’accès à l’application sera sans frais (et vous obtiendrez tout ce que j’ai mentionné précédemment) pour tout le reste de l’année 2016. Ensuite, si vous désirez poursuivre avec nous, il vous en coûtera 125 $ par trimestre ou 500 $ par année, et ce, pour 2017 et 2018. Si en décembre 2016, vous ne voulez pas continuer, RIEN ne vous sera chargé.

Je vous entends dire « c’est quoi la pogne? » Il n’y en pas! Je vous le jure! Nous avons tout intérêt à avoir le plus d’organisations possible pour que le benchmark soit valable. Nous avons tout intérêt à vous faire progresser tranquillement, mais sûrement dans l’analytique RH et nous serons là quand vous en voudrez plus! Nous voulons devenir des incontournables et personnellement, je veux réussir ma MISSION!

Tic, tic, tic, tic, le temps passe et le 23 juin approche à grands pas, ne manquez pas cette opportunité d’entrer dans le monde de l’analytique. Après, ça va juste coûter plus cher! Faites comme les 40 autres organisations déjà inscrites, passez à l’action! Arrêter de tergiverser et faites mentir ceux qui disent que les RH ne comprennent rien aux chiffres et que ça ne les intéresse pas!

Ça vous intéresse? Vous voulez en savoir plus? Je vous invite à nous contacter, Emmy ou moi  ou encore à visiter mezuRH.

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L’analytique RH, les indicateurs, le benchmarking et tout le tralala!

L’ère du « Faites-moi confiance, ça va marcher! » est terminée! L’ère de la prise de décision basée principalement sur l’intuition est aussi terminée! La haute direction veut des faits! Des données! Des métriques! De plus en plus d’organisations prennent conscience de l’importance de l’analytique RH. Personnellement, j’en ai assez de la prise de conscience, il faut que les RH passent à l’action!

Commençons par un peu de théorie. Qu’est-ce que l’analytique? C’est un processus qui permet de prendre une décision optimale ou réaliste basée sur les données existantes. Comme une image vaut mille mots, voici le processus analytique dans son ensemble :

 

Maintenant, qu’est-ce qui compose l’analytique RH? Plusieurs vous diront que l’analytique c’est le prédictif ou encore les corrélations. Pour ma part, je sépare l’analytique RH en deux portions le Quoi et le Pourquoi. Et pour être en mesure de savoir Pourquoi, il faut avoir déterminé le Quoi. En fait, pas de Pourquoi sans Quoi. À ce point, vous vous dites, elle est cinglée cette fille! Encore une fois pour illustrer mes propos, voici le continuum de l’analytique RH.

Dans le Quoi, on regarde surtout le passé et le présent : Indicateurs, Benchmark, Tableau de bord, Sondage. Ce sont tous des outils pour vous aider à mieux comprendre le capital humain de votre organisation.  Mais combien de fois ai-je vu dans les organisations l’utilisation de tous ces outils, mais sans lien entre eux? Combien de fois ai-je vu de la donnée de sondage qui n’a pas été croisée avec des indicateurs de performance tels que le taux d’absentéisme ou le taux de roulement? Trop souvent. Donc, avant de passer au Pourquoi, tentez donc de bien maîtriser le Quoi. Avez-vous sélectionné des indicateurs qui vous permettent de suivre vos objectifs RH? Publiez-vous un tableau de bord au moins trimestriellement (j’aime encore mieux tous les mois)? Ne me dites pas que vous avez un tableau de bord annuel… un tableau de bord annuel c’est un RAPPORT! Un tableau de bord se doit d’être vivant, d’être consulté, analysé et de vous aider à passer à l’action.

Entre le Quoi et le Pourquoi, il y a un mur! Pour passer le mur, il faut prendre les moyens comme avoir une équipe dédiée à l’analytique (ou au moins UNE personne à temps plein) et utiliser la technologie (PAS EXCEL!). Excel est un outil merveilleux pour faire ses premiers pas dans l’analytique, il vous permettra d’apprivoiser les données, les indicateurs (surtout si vous êtes une PME). Mais Excel a ses limites!

En 2013, Bersin by Deloitte publiait un modèle de maturité pour l’analytique RH. Le modèle se décline comme suit :

Il est composé de 4 niveaux et pour chacun des niveaux, il y a une liste d’activités que l’organisation maîtrise. Le pourcentage à côté de chacun des niveaux indique le pourcentage d’organisations se situant à chacun des niveaux. On peut voir que les niveaux 1 et 2 regroupent près de 86 % des organisations (et ce, sur la planète). Je vous dirais que c’est très représentatif de ce qui se passe ici au Québec.

Pour bien évaluer votre niveau, voici les différentes activités que vous devriez maîtriser pour chacun d’entre eux :

Niveau 1 – Reporting opérationnel 

• Très concentré sur les données
• Choisir les bons indicateurs et les définir (dictionnaire) – mesurer l’efficience et la conformité
• Identifier les sources de données
• Diffuser les indicateurs

Niveau 2 – Reporting avancé

• Aide à la prise de décision
• Historiser les résultats, dégager des tendances et comparer les résultats (benchmarking)
• Créer des rapports pour différents usagers et différentes utilisations
• Fournir des tableaux de bord à la haute direction et aux gestionnaires
• Choisir une technologie

Niveau 3 – Analyse stratégique

• Utilisation de modèles statistiques pour résoudre des problèmes d’affaires
• Segmentation et forage des indicateurs
• Comprendre les relations potentielles et les tendances entre différentes variables (corrélation)
• Intégrer des données de plusieurs sources (incluant finance)
• Créer un centre d’expertise, travailler en partenariat avec les cadres supérieurs et les TI

Niveau 4 – Analyse prédictive

• Utilisation de modèle prédictif et simulation pour résoudre des problèmes d’affaires
• Procéder à des analyses de risques
• Régression linéaire et non linéaire
• Exploration des données (data mining)
• Ajouter de l’expertise pointue au besoin
• Bâtir des liens solides avec la planification stratégique des effectifs

Maintenant, qu’est-ce qu’on fait pour passer à l’action? On bâtit un premier tableau de bord et on se benchmark (vous progresserez ainsi vers le niveau 2). Nous sommes présentement à la recherche d’organisations pour un projet-pilote de benchmarking en RH et c’est gratuit! On cherche des cobayes! Surtout des organisations qui croient en l’analytique et qui ont le désir de progresser.  Par l’initiative mezuRH,  nous voulons créer une masse critique d’organisations québécoises qui souhaitent partager des indicateurs de performance RH et ce, de façon tout à fait anonyme. Nous nous occupons de la collecte de données, du calcul des indicateurs et de la publication du tableau de bord en ligne. Cela vous intéresse? Vous pouvez communiquer avec Emmy Ruel, elle sera en mesure de répondre à toutes vos questions!

On passe à l’action! Maintenant! Bon voyage!

 

L’analytique RH en 6 conseils pratiques!

Je vous ai déjà parlé de l’analytique RH en fin d’année 2014 – Mais qu’est-ce que l’analytique RH, c’est un sujet qui me passionne! L’analytique a le potentiel de jouer un rôle majeur en RH, si vous êtes en mesure de comprendre comment le faire!

J’ai vu beaucoup, beaucoup, beaucoup (ça, c’est énorme) de nouvelles, d’articles, de webinaires et de livres blanc sur l’analytique RH au cours de la dernière année. On dirait que tout le monde en parle. On en parle beaucoup, mais on agit peu…

Et ce n’est pas parce que la technologie et les données ne sont pas au rendez-vous… Mais bien parce que les organisations n’ont pas encore développé les compétences, les processus et la culture pour faire en sorte que cela fonctionne. Donc, pour vous donner un petit coup de main (pour ne pas dire un petit coup de pied au derrière), j’ai pensé vous donner quelques petits trucs. Une recette en six étapes…

Première chose : n’ayez pas peur! Ne soyez pas intimidé!

Je serais même portée à vous dire : « Vous n’êtes pas seul! » Étant donné le nombre incessant de communications, de conférences et de webinaires sur l’analytique RH, les indicateurs de performance et les tableaux de bord, on pourrait être porté à croire que tout le monde le fait! Faux. La majorité des organisations viennent tout juste de débuter leur parcours vers l’analytique RH. Et je vous rappelle que seulement 4 % des organisations font du prédictif avec leurs données RH.

Il existe plein de ressources pour vous aider (blogues, groupes de discussion, livres et magazines). Il faut faire le premier pas et s’instruire. Vous devez en parler, vous devez questionner et n’hésitez pas à aller voir les autres départements de votre organisation qui pourraient être plus en avance sur le sujet (finance, marketing, ventes, etc.).

Deuxième chose : bien définir ses objectifs (avant d’acheter un outil!)

Vous devez comprendre quels problèmes vous devez résoudre et à quelles questions vous devez répondre avant de sauter à pieds joints dans le choix d’une technologie (ça doit vous faire drôle de la part de quelqu’un qui vend de la technologie, et bien vous vous trompez. SYNTELL ne fait pas que vendre de la technologie, mais offre aussi une gamme de services pour vous aider à progresser en analytique RH). Vous devez bien identifier un processus d’affaires ou un problème que vous voulez aborder (par exemple, comment trouver des candidats passifs ou comment prédire le roulement de votre main d’œuvre). Si vous déterminez bien ce que vous voulez accomplir, il sera beaucoup plus facile de choisir l’outil ou le service pour vous aider.

Troisième chose : commencez petit (il faut apprendre à marcher avant de courir!)

Je ne vous le dirai jamais assez. Commencez petit avec les ressources que vous avez. Vous pouvez débuter en évaluant ce qui cause le roulement dans votre organisation, ensuite, concevez des solutions pour le faire baisser (qui dit baisse de roulement, dit – économie d’argent!). Pas besoin de commencer avec 143 indicateurs ou 33 problèmes à résoudre. Vous pouvez débuter avec quelques indicateurs (2 ou 3) qui auront de l’impact (comme le taux de roulement, le taux d’absentéisme, etc.) et vous pouvez aussi débuter par un département ou un groupe d’employés seulement. Concentrez-vous sur UNE problématique d’affaires, pas besoin de vouloir tout régler dès vos premières tentatives. Rome ne s’est pas construit en un jour! Et surtout, n’ayez pas peur d’expérimenter, on ne fait pas d’omelette sans casser des œufs (les citations pleuvent!).

Quatrième chose : adhérez au changement! La seule façon dont l’analytique RH peut améliorer votre gestion des ressources humaines et des talents est en l’utilisant. Il faut que les professionnels RH incorporent les données dans leur prise de décision. Il faut être vendu aux changements! Cela veut dire que tout déploiement d’analytique RH doit inclure de la formation (j’ai presque eu le goût de l’écrire en majuscule) ainsi que des entretiens avec les différents gestionnaires et utilisateurs sur la valeur que l’analytique peut amener à votre organisation. Il faut être ouvert d’esprit et surtout ne pas avoir peur des réponses que vous allez obtenir grâce à l’analytique. Quelques fois, les résultats et les chiffres ne vous plairont pas! Il faut arrêter de jouer à l’autruche…

Cinquième chose : mesurez vos résultats! Vous êtes votre meilleur benchmark! Après avoir identifié quelques problématiques à régler et établi les bases de la situation actuelle (c.-à-d. avoir mesuré la situation actuelle), vous implantez vos solutions ou vos changements et vous reprenez une mesure. Est-ce que vos coûts ont baissé? Est-ce que vos délais sont moindres? Est-ce que votre taux de rétention s’est amélioré? Il se peut que les résultats ne soient pas immédiats. Des changements, surtout au niveau RH, prennent quelques fois du temps à se matérialiser. C’est pourquoi il faut être constant et établir une routine dans la prise de mesure.

Sixième chose : souvenez-vous que la perfection n’existe pas! Si vous attendez d’avoir des données qui sont à 100 % exactes, fidèles, précises et justes et bien vous n’irez nulle part. Vous êtes assis sur une mine d’or! Une mine de données! C’est vrai que vos processus d’entrée de données ne sont peut-être pas à point. Il y a peut-être du travail à faire de ce côté. Mais avant de vous lancer dans un projet d’épuration de vos données, commencez donc par le début. Il faut partir du haut, de la question, du problème à régler. Lorsque l’on aura déterminé quoi mesurer (relire mon deuxième point, si vous n’êtes pas certain), il sera alors temps d’évaluer la qualité de vos données. Vous vous rendrez alors probablement compte qu’une partie minime de vos données sont inadéquates. Vous procèderez ensuite par phase! Il faut manger l’éléphant, une bouchée à la fois.

Je sais, vite comme ça, on dirait que c’est facile! Mais avant de courir, il faut apprendre à marcher. C’est en forgeant que l’on devient forgeron. C’est en regardant plusieurs indicateurs, en essayant de faire des liens, en analysant des tendances et en jouant au détective que vous deviendrez meilleur à déceler la source des problèmes. Vous serez ainsi en mesure d’avoir de l’impact (et surtout de chiffrer cet impact) sur votre organisation! Bonne chance!

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