Des indicateurs pour améliorer votre fonction recrutement!

segmentation recrutement

Je n’insisterai jamais assez sur l’importance de se mesurer pour pouvoir s’améliorer. Pour la fonction recrutement, la meilleure façon de se mesurer est de mettre en place un tableau de bord qui intègre des indicateurs de recrutement qui sont en lien avec les objectifs stratégiques de votre équipe. Si vous voulez mesurer et atteindre l’excellence dans vos processus de recrutement, je vous conseille de déterminer avec votre équipe quels indicateurs sont stratégiques. Pour vous faciliter la tâche et comme point de départ pour votre quête d’indicateurs, je vous fournis une liste de 18 indicateurs répartis dans trois catégories. La première catégorie présente les indicateurs qui ont un impact direct sur l’organisation. C’est sur cette première catégorie que je vous demanderais de focaliser vos énergies. La seconde catégorie présente des indicateurs importants, mais qui ont un peu moins d’impact et je terminerai avec des indicateurs plus tactiques (qu’on pourrait aussi qualifier d’indicateurs administratifs).

Indicateurs avec un impact direct sur l’organisation

  1. L’indice de qualité de l’embauche: C’est le plus important de tous les indicateurs de recrutement, car il peut aussi être utilisé pour valider vos sources de recrutement ainsi que vos approches. Il existe plusieurs façons de calculer cet indice (et plusieurs qui sont fort complexes d’ailleurs). Je privilégie une façon plutôt simple qui combine le taux de rétention des nouvelles embauches, leur performance après 6 ou 12 mois, la satisfaction du gestionnaire par rapport à la nouvelle embauche ainsi que la satisfaction du nouvel employé.
  2. Le nombre de nouvelles embauches : Faites le suivi de nouvelles embauches par recruteur pour vous assurer que chacun d’entre eux exerce sa part de la charge de travail. Le nombre moyen d’embauches par recruteur permet de mesurer l’efficacité (productivité) des recruteurs. Cet indicateur peut aussi être utile pour déterminer le nombre moyen d’embauches par mois, par trimestre ou par année.
  3. Le pourcentage de postes clés/postes difficiles à pourvoir : Je vous conseille de suivre le nombre de nouvelles embauches qui sont désignées comme clés ou difficiles à pourvoir, car ce type de poste peut avoir un impact majeur sur le travail du recruteur. De plus, la difficulté de recrutement doit aussi être considérée dans l’évaluation de la performance d’un recruteur.
  4. Le taux d’embauche en temps : Cet indicateur représente le pourcentage de postes comblés selon la date demandée par votre client. Dans certains secteurs, le fait de ne pas avoir la bonne personne au bon moment peut entraîner beaucoup d’impacts négatifs (coût, délai) et même entraîner la perte d’opportunités stratégiques. Cet indicateur est beaucoup plus parlant que le délai moyen d’embauche.
  5. Pourcentage de diversité de nouvelles embauches : Cet indicateur indique le pourcentage de nouvelles embauches qui ont des profils de diversité différents. Si votre organisation accorde une grande importance à la diversité, cet indicateur permet aux gens de recrutement d’y mesurer leur contribution. Il ne faut pas calculer cet indicateur pour tous les types de postes, mais seulement pour ceux qui ont le plus grand impact pour l’organisation comme les postes de haute direction, de gestionnaires, de professionnels ou de personnes affectées au service à la clientèle.
  6. Le taux de roulement involontaire des nouvelles embauches : Une nouvelle embauche qui doit être terminée, et ce, dans les premiers mois est une indication d’un processus de recrutement déficient. La pire des embauches est celle qui doit être terminée à l’intérieur des 12 premiers mois. Le coût de réembauche ainsi que les dommages causés à l’organisation peuvent être considérables, je vous suggère donc de calculer votre coût du roulement. Vous serez surpris de voir combien la facture peut augmenter rapidement !
  7. Le taux de démission des nouvelles embauches : Malgré une bonne performance, une nouvelle embauche qui démissionne dans les premiers mois ne peut être considérée comme un succès. Je vous suggère de faire votre calcul à la fin de la période de probation ainsi qu’à 1 an. Comme pour l’indicateur précédent, je vous suggère de calculer votre coût du roulement.
  8. Nombre de jours vacants des postes clés: Pour certains postes, chaque jour où le poste n’est pas pourvu peut être très dommageable pour la performance de l’organisation. C’est encore plus vrai pour tous les postes qui sont générateurs de revenus. Ce qui pourrait être encore plus pertinent, c’est de déterminer une valeur financière pour chaque journée où le poste n’est pas pourvu.
  9. Les $ dépensés pour des services externes de « sourcing » : L’utilisation à l’extrême de ressources externes pour la recherche de candidats est souvent non nécessaire et très onéreuse. Suivre le pourcentage des dollars dépensés à l’externe par recruteur peut être une bonne indication du manque de compétences de votre équipe.

Indicateurs avec un impact un peu moins direct

  1. Taux de satisfaction des candidats: Une mauvaise expérience-candidat peut avoir un impact négatif sur vos futures activités de recrutement. Si vous voulez avoir une excellente expérience-candidat, n’hésitez surtout pas à sonder autant les candidats qui ont été embauchés que ceux qui ne l’ont pas été. Les résultats de sondage vous aideront à mesurer l’efficacité de votre processus de recrutement ainsi qu’à mesurer l’expérience-candidat et la force de la marque employeur.
  2. Taux de satisfaction du gestionnaire-embaucheur : Comme l’indicateur précédent, cet indicateur se mesure par sondage. Cependant, il sert surtout à mesurer l’efficacité dans la sélection et l’embauche de nouveaux employés. Le taux de satisfaction des gestionnaires-embaucheurs peut être un prédicateur de la qualité de l’embauche, de la performance future, de la productivité ainsi que de la rétention dans la première année.
  3. Distribution des embauches par source : Pour vous assurer que vos recruteurs utilisent les meilleures sources d’embauche, vous devez suivre le nombre d’embauches par source. La meilleure façon d’utiliser cet indicateur est de le coupler avec la performance des nouvelles embauches. Ainsi, vous pourrez identifier les sources qui fournissent les « meilleurs » employés. Vous devriez aussi filtrer cet indicateur par type de poste pour être en mesure de voir quelles sont les sources à privilégier par type de poste.
  4. Pourcentage d’embauches par référencement : Cet indicateur vient mesurer la qualité de votre programme de référencement. Il peut aussi servir à mesurer la mobilisation et la satisfaction des employés ainsi que l’attractivité de votre organisation. Cet indicateur est fortement lié au coût par embauche puisque le référencement est considéré comme un moyen de recrutement très peu dispendieux. Il est aussi fortement lié à la qualité de l’embauche, car cette source est considérée comme numéro un pour obtenir des candidats de qualité.

Indicateurs administratifs de la fonction recrutement

Bien que ces indicateurs tactiques soient très importants, ils ne sont pas considérés comme stratégiques. Je vous recommande de les mesurer, mais de bien les séparer dans un autre tableau de bord plus tactique pour suivre l’efficience de votre processus.

  1. Coût par embauche : Cet indicateur mesure le montant total d’argent déboursé par votre organisation pour recruter un nouvel employé. Le coût par embauche doit inclure tout ce qui a un impact sur l’embauche d’un nouvel employé. Il est très difficile de comparer le coût par embauche d’une organisation à l’autre. Il varie selon le type d’emploi, le niveau hiérarchique, la demande externe ou la localisation. Je vous conseille de le calculer seulement une fois par année, car vous pouvez perdre un temps fou à essayer de le faire.
  2. Taux d’acceptation des offres : C’est le pourcentage des offres acceptées par le PREMIER candidat sélectionné. Il peut servir d’indication sur la compétitivité de votre organisation en ce qui a trait à votre proposition de valeur (incluant la rémunération globale).
  3. Les ratios suivants — candidatures reçues par poste, candidats par entrevue, entrevues par offre, entrevues par embauche : ces ratios sont faciles à calculer et à manipuler. Ils donnent une bonne indication sur l’efficience de votre processus et permettent de bien gérer le flot des candidats dans votre pipeline de recrutement.
  4. Délai d’embauche : C’est le temps requis (nombre de jours calendaires) pour pourvoir un poste. Plus le délai est long, plus l’organisation a des pertes de productivité et d’opportunité. Cependant, il doit être utilisé judicieusement, car une moyenne peut ne pas être représentative de votre réalité. Je vous suggère de l’utiliser par type de poste ou catégorie d’emploi. Je vous suggère aussi de briser votre délai d’embauche en délai à l’affichage, délai de « sourcing », délai à la première entrevue, délai aux vérifications/antécédents, délai à l’offre et délai d’acceptation de l’offre. Vous serez ainsi en meilleure position pour évaluer vos goulots et mieux planifier votre processus. Je vous suggère aussi de calculer votre délai de début de travail. Bien que vous n’ayez à peu près pas d’influence sur ce délai, il peut être fort intéressant de le partager avec les gestionnaires-embaucheurs.
  5. Nombre de postes à pourvoir : cet indicateur est un décompte qui sert à calculer le nombre de demandes en cours par recruteur. Ceci permet d’évaluer la charge de travail de chaque recruteur.

Maintenant que vous vous mesurez, vous aimeriez pouvoir vous comparer. Vous vous dites : « Il me semble que cela serait sensé (et surtout intéressant) de pouvoir comparer mes indicateurs à ceux de la compétition ». Ce n’est pas si simple. Chaque entreprise utilise sa propre formule, il devient donc difficile de comparer les résultats. Je vous recommande donc de faire affaire avec un service de benchmarking qui fera lui-même les calculs en utilisant vos données de base. Il ne faut pas oublier que les indicateurs varient beaucoup par taille d’entreprise, par localisation et par secteur de l’industrie. Il faut donc utiliser les « benchmarks » avec beaucoup de discernement. Au Québec, il existe mezuRH qui peut vous permettre de vous comparer. Allez y jeter un coup d’oeil : mezuRH

Si vous voulez que le reste de l’organisation vous prenne au sérieux, n’ayez pas peur de vous mesurer et de publier vos chiffres. C’est ainsi que débute un vrai processus d’amélioration et permet de vous crédibiliser comme partenaire stratégique de votre organisation.

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La liste des listes des indicateurs RH

Je ne sais pas si Liste des listesvous êtes comme moi, mais je suis accro aux listes. Habituellement, en début d’année, je publie un billet qui liste les 12, 13, 14 ou 15 indicateurs les plus « importants » (selon moi) en ressources humaines. Or, cette année, j’ai voulu faire différent. Je vais vous sortir la liste des listes. La seule liste dont vous aurez besoin pour un bon bout de temps. Cette liste d’indicateurs RH vous donnera assez de jus pour alimenter vos tableaux de bord au moins jusqu’à l’an prochain. Non, elle ne comprend pas tous les indicateurs possibles et inimaginables en RH, mais elle comprend (selon moi) les plus importants, et ce pour la majorité des sphères d’activité en RH. Je n’ai pas inclus d’indicateurs SST mais si vous en voulez aussi, faites-moi signe, je vous en produirai une. Les indicateurs SST ne sont pas mes favoris… je dis toujours que cela relève davantage des opérations que des RH (on pourrait débattre sur le sujet). Donc, sans plus attendre, la voici :

La démographie :

  • Nombre d’employés
  • Âge moyen
  • Ancienneté moyenne
  • Salaire moyen
  • Ratio femme/homme
  • Diversité (femme, minorité visible, minorité ethnique, autochtone, personne handicapée)

La structure de votre organisation :

  • Pourcentage de permanents
  • Pourcentage de temporaires
  • Pourcentage de temps plein
  • Pourcentage de temps partiel
  • Pourcentage de syndiqués
  • Répartition par niveau hiérarchique

Trois indicateurs importants :

  • Taux de roulement (total, volontaire et involontaire) : Pourcentage représentant le nombre d’employés qui quittent l’organisation pour une période donnée par rapport au nombre moyen d’employés de l’organisation au cours de la même période.
  • Taux de rétention : Mesure le pourcentage d’employés qui est toujours à l’emploi de l’organisation à la fin de la période.
  • Taux d’encadrement : Nombre d’employés que chaque gestionnaire soutient (synonyme : étendue de responsabilité des gestionnaires).

Les indicateurs de temps de travail

      Absentéisme

  • Taux d’absentéisme : Nombre total d’heures d’absences exprimé en pourcentage des heures disponibles pour travailler.
  • Nombre de jours perdus par employé : Cet indicateur mesure le nombre de jours d’absence par employé.
  • Facteur de Bradford : C’est un indicateur qui met en relation la fréquence des absences avec leur durée. Il permet de calculer un pointage pour l’absence de chaque employé.

D’autres indicateurs d’absentéisme :

  • Taux de prévalence de l’absentéisme
  • Durée moyenne des absences
  • Taux de fréquences des absences

    Heures supplémentaires

  • Taux de temps supplémentaire : Il établit le pourcentage que représente les heures travaillées en temps supplémentaire par rapport aux heures totales travaillées pour la période.
  • Taux de fréquence du temps supplémentaire : C’est le nombre total d’employés ayant fait des heures supplémentaires en fonction du nombre moyen d’employés de l’organisation.
  • Temps supplémentaire en % des coûts de main-d’oeuvre : C’est le coût des heures supplémentaires en fonction des coûts totaux de main-d’œuvre de l’organisation.

Les indicateurs de recrutement

  • Coût par embauche : Mesure le montant total d’argent déboursé par l’organisation pour recruter un nouvel employé.
  • Délai d’embauche : C’est le temps requis (nombre moyen de jours calendrier) pour pourvoir un poste.
  • Indice de qualité de l’embauche : Cet indicateur mesure la fonction recrutement de l’organisation en plus de mesurer la qualité des embauches faites. Habituellement, c’est un indice personnalisé pour l’organisation (incluant, entre autres, le taux de rétention des recrues, la performance des recrues, la satisfaction du gestionnaire par rapport à la recrue et la satisfaction de la recrue).

D’autres indicateurs de recrutement :

  • Taux d’embauche en temps
  • Nombre de jours vacants des postes clés
  • Taux de roulement involontaires des recrues (1 ou 2 ans)
  • Taux de démission des recrues (1 ou 2 ans)
  • Diversité des recrues (dans des postes de gestion)
  • Taux d’acceptation des offres
  • Taux d’embauche en provenance du programme de référencement
  • Taux de réembauche
  • Taux de satisfaction envers le processus de recrutement (gestionnaire et candidat)

Les indicateurs de mouvement (mobilité)

  • Taux de promotion : Cet indicateur nous donne le nombre d’employés qui ont été promus par rapport au nombre moyen d’employés.
  • Taux de mobilité interne : C’est le total des mouvements (transfert, promotion, rétrogradation) dans une organisation exprimé en pourcentage du nombre moyen d’employés.
  • Ratio de cheminement de carrière : Ratio comparant le total des promotions versus le total des mouvements internes (promotions + rétrogradations + transferts)

Les indicateurs de formation et développement

  • Heures de formation par employé : Cet indicateur mesure le nombre moyen d’heures de formation par employé.
  • Investissement en formation par employé : Cet indicateur établit les investissements en formation par employé.

D’autres indicateurs de formation et développement :

     Volume

  • Nombre de cours offerts
  • Nombre d’employés formés
  • % d’employés formés
  • Nombre d’heures de formation données
  • Nombre moyen d’heures par formation
  • Nombre de plans individuels de développement
  • % d’achèvement des plans individuels de développement

    Qualité

  • Taux de satisfaction des formations
  • Nombre d’abandons en cours de formation
  • Taux de réussite des formations
  • Nombre d’employés qui ont réussi
  • % d’employés qui ont réussi

     Coût

  • Total des coûts de formation
  • Coût de formation par heure
  • Coût de formation en % des dépenses

Les indicateurs de gestion de la performance

  • Indice de performance de la gestion : Performance moyenne des employés se rapportant à un gestionnaire exprimé en pourcentage d’une performance moyenne cible de l’organisation.
  • Différentiel de rémunération entre hauts performants et les autres : Compare la rémunération moyenne des hauts performants à celle des autres catégories de performance (satisfaisant et bas).
  • Taux de roulement des hauts performants : Pourcentage représentant le nombre de hauts performants qui quittent l’organisation pour une période donnée, par rapport au nombre moyen de hauts performants au cours de la même période.

D’autres indicateurs de gestion de la performance :

  • Nombre d’employés évalués
  • % d’employés évalués
  • Performance moyenne
  • Nombre de hauts performants (ou %)
  • Nombre de bas performants (ou %)
  • Nombre de satisfaisants (ou %)
  • Nombre de hauts potentiels (ou %)

Les indicateurs de planification de la relève

  • % de postes clés pourvus à l’interne : C’est le pourcentage de postes clés qui sont pourvus par des candidats à la succession, donc à l’interne. Aussi appelé « Utilisation de l’effectif de réserve » (Pipeline utilization).
  • % de postes clés avec au moins un successeur d’identifié : C’est le pourcentage de postes clés avec au moins un successeur identifié. Aussi appelé « Profondeur de l’effectif de réserve » (Succession Pipeline Depth).
  • % de postes clés avec un successeur prêt : C’est le pourcentage de postes clés avec au moins un successeur prêt. Aussi appelé « Ratio de l’effectif de réserve » (Bench Strength).
  • Délai pour combler un poste clé : C’est le temps entre le départ du titulaire d’un poste clé et l’arrivée de son remplaçant. Aussi appelé le nombre de jours vacants des postes clés.
  • Performance des successeurs promus : C’est la moyenne des cotes de performance des successeurs nouvellement promus.
  • Taux de roulement des hauts potentiels : : Pourcentage représentant le nombre de hauts potentiels qui quittent l’organisation pour une période donnée par rapport au nombre moyen de hauts potentiels de l’organisation au cours de la même période.

D’autres indicateurs de planification de la relève :

  • Nombre et % de postes clés identifiés
  • Nombre et % de postes clés vacants
  • Nombre et % de hauts potentiels identifiés
  • Nombre de candidats dans le programme relève
  • Nombre de successeurs prêts
  • Nombre de successeurs par poste clé
  • % des postes clés sans successeur

Les indicateurs de développement du leadership

  • Indice de qualité du leadership : Mesure la satisfaction des employés envers le leadership ou la gestion. Basé sur un sondage de satisfaction des employés. Exprimé en pourcentage.
  • Indice de performance de la gestion : Performance moyenne des employés se rapportant à un leader exprimé en pourcentage d’une performance moyenne cible de l’organisation.
  • Indice de qualité du management : Cet indice mesure la qualité du management dans leur rôle respectif selon une combinaison d’indicateurs. Peut inclure, entre autres, la cote de performance moyenne des gestionnaires, la satisfaction des employés envers les gestionnaires, le pourcentage de hauts performants (dans son groupe), le taux de promotion et le taux de rétention.

D’autres indicateurs de développement du leadership :

  • Taux d’encadrement de gestion
  • % de gestionnaires sans subordonné
  • Ancienneté totale des gestionnaires
  • Ancienneté moyenne des gestionnaires
  • Taux de stabilité des gestionnaires
  • Nombre et % de leaders identifiés
  • Nombre et % de leaders potentiels identifié
  • Investissement en formation par leader
  • % des leaders avec un PID
  • % de réalisation des PID (leader)
  • Taux de promotion des leaders

Les indicateurs de rémunération

  • Rémunération moyenne par ETC ou par employé : Mesure de l’investissement moyen annuel d’une organisation dans son capital humain
  • Évolution de la rémunération totale : Cet indicateur mesure, en pourcentage, les écarts de rémunération totale d’une année à l’autre.
  • Coûts de main-d’œuvre en % des revenus : Ce sont les coûts totaux de main-d’œuvre par rapport aux revenus d’exploitation de l’organisation exprimés en pourcentage.
  • Ratio de comparaison salariale : C’est la comparaison du salaire d’un employé par rapport à la valeur médiane de l’échelle salariale. Aussi appelé le compa-ratio.

Les indicateurs de mobilisation

  • Indice de mobilisation : Cet indicateur mesure la mobilisation selon une combinaison d’indicateurs en incluant, entre autres, pointage du sondage de mobilisation, taux de rétention, performance moyenne, taux de promotion (ou mobilité interne), taux de présence au travail et taux de référencement.
  • Taux de recommandation : Cette mesure nous vient du marketing. Elle est maintenant adaptée aux RH. Elle met en relation les promoteurs et les détracteurs selon les réponses à la question – Seriez-vous prêt à recommander notre entreprise comme employeur?

Les indicateurs financiers RH

  • Revenus par employé ou par ETC : Revenus générés pour chaque employé ou pour chaque équivalent temps complet.
  • Profit avant impôts par employé ou par ETC: C’est le montant de profit avant impôts pour chaque employé ou pour chaque équivalent temps complet.
  • Retour sur l’investissement du capital humain : C’est le profit avant impôts pour chaque dollar investi en salaires et avantages sociaux. Aussi appelé le taux de rendement du capital humain.
  • Valeur ajoutée du capital humain : Cet indicateur mesure la valeur ajoutée par employé. Il ajuste la valeur du profit en ne tenant pas compte des dépenses reliées au capital humain.

Les indicateurs fonction RH

  • Dépenses RH par employé : Cet indicateur exprime la somme investie dans la fonction RH pour chaque employé. Les coûts directs RH incluent les coûts internes (les salaires et les bénéfices, coûts d’impartition, dépenses en consultation et sous-traitants, et les coûts reliés à la technologie RH).
  • Ratio RH par employé : C’est le ratio du nombre total d’employés par rapport au nombre d’employés dans la fonction RH. Il indique le nombre d’employés RH qui supporte le capital humain de l’entreprise.
  • Satisfaction par rapport aux RH : C’est le taux de satisfaction des employés envers le travail de la fonction RH.

Si le sujet vous intéresse et que vous voulez en savoir plus sur ces indicateurs, vous pouvez toujours vous inscrire à la formation « En route vers un premier tableau de bord RH ». Je fais le tour de tous ces indicateurs – description, formule, utilisation et benchmark.

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15 indicateurs RH pour bien partir – deuxième partie!

15 part2En janvier 2012, j’écrivais un billet sur 12 indicateurs pour bien partir l’année. Je me suis dit pourquoi ne pas récidiver 3 ans plus tard. J’ai donc établi une liste de 15 indicateurs. Vous trouverez dans ce billet les huit autres indicateurs. Vous pouvez revoir les sept premiers dans « 15 indicateurs pour bien partir – première partie ».

  1. Délai d’embauche

C’est le temps requis (nombre moyen de jours calendrier) pour pourvoir un poste. Il est important de connaître cet indicateur surtout dans le contexte actuel où la main-d’œuvre qualifiée se raréfie. Plus le délai est long, plus l’organisation a des pertes de productivité et des coûts (pertes d’opportunité). On estime que la performance des recrues (pour des postes en demande) baisse de 1 % pour chaque jour que l’on repousse la décision d’embauche. Donc, si l’on ajoute 10 jours au délai normal, la performance des recrues baisse de 10 %!!!

La connaissance de vos délais d’embauche vous sera aussi très utile pour faire une meilleure planification de la main-d’œuvre. Cependant, il faut regarder cet indicateur conjointement avec la qualité de l’embauche. Une mauvaise embauche peut coûter de 1 à 15 fois le salaire annuel de l’employé. Donc, de vouloir aller trop vite peut aussi nuire.

Le délai d’embauche est principalement utilisé pour mesurer l’efficacité du département de recrutement. Je vous suggère de calculer cet indicateur autant pour les postes comblés à l’externe (délai d’embauche externe) que pour les postes comblés à l’interne (délai d’embauche interne).

N’oubliez pas que le délai d’embauche est directement lié à la catégorie d’emploi, au niveau hiérarchique du poste et à la complexité de recrutement. Si vous voulez en savoir plus sur le délai d’embauche, je vous invite à lire un de mes billets publiés dans le blogue de Jobillico – Le délai de recrutement .

  1. Indice de qualité de l’embauche

Cet indicateur mesure la fonction recrutement de l’organisation en plus de mesurer la qualité des embauches faites. Habituellement, c’est un indice personnalisé pour l’organisation. Selon le professeur John Sullivan, l’indice de qualité de l’embauche est l’Indicateur ultime. Il existe plusieurs façons de calculer cet indice (et plusieurs qui sont fort complexes d’ailleurs). Je privilégie une façon plutôt simple qui combine le taux de rétention des recrues, la performance des recrues, la satisfaction du gestionnaire par rapport à la recrue et la satisfaction de la recrue elle-même.

On obtient alors un pourcentage, que l’on peut comparer avec des historiques, par gestionnaire, par recruteur ou par source de recrutement. Si vous avez les outils en place, vous pouvez calculer cette valeur après 3 mois, 6 mois et 1 an. Les quatre variables peuvent aussi être pondérées pour ainsi varier l’importance accordée à chacune d’entre elles. Comme il a été dit auparavant, il est possible de tenir compte de plusieurs autres facteurs et de complexifier davantage cette formule (par exemple en ajoutant le taux de bonus moyen des nouveaux ou le pourcentage des nouveaux ayant atteint un minimum de productivité). Si vous voulez davantage d’informations sur l’indice de qualité de l’embauche, je vous suggère de lire un billet que j’ai déjà écrit à ce sujet : « Comment mesurer l’efficacité et l’efficience de son recrutement? ».

  1. Différentiel de rémunération entre les hauts performants et les autres

Un autre indicateur intéressant et qui met en lumière les forces (ou les lacunes) de votre stratégie de rémunération. Cet indicateur compare la rémunération moyenne des hauts performants à celle des autres catégories de performance (moyenne et basse).

Cet indicateur vous permet de prédire la rétention des hauts performants. Lorsque le différentiel est plus grand que 1, les hauts performants sont mieux payés que les autres. Lorsqu’il est plus petit que 1, l’organisation risque d’avoir un problème avec la rétention des hauts performants et doit revoir sa politique de rémunération. Bien entendu, dans un contexte syndiqué il est difficile de bien apprécier la valeur de cet indicateur.

  1. Pourcentage des postes clés pourvus à l’interne

Si vous avez mis en place un processus de planification de la relève, cet indicateur pourrait vous être utile. C’est le pourcentage de postes clés qui sont pourvus par des candidats à la succession, donc à l’interne. Il est aussi appelé « Utilisation de l’effectif de réserve » (Pipeline utilization).

En fait, c’est la mesure utilisée pour mesurer le succès d’une initiative de planification de la relève. Lorsque le pourcentage est bas, ceci indique un manque de développement à l’interne (c.-à-d. développement du leadership) ou un manque de connaissances sur le potentiel des employés. Plus le pourcentage est élevé, plus le processus de planification de la relève est efficace. Je vous suggère de ventiler cet indicateur par département, par niveau hiérarchique et par localisation.

  1. Pourcentage des postes clés avec au moins un successeur d’identifié

Ici encore, je vous donne un indicateur lié à la planification de la relève. C’est le pourcentage de postes clés avec au moins un successeur identifié. Il est aussi appelé « Profondeur de l’effectif de réserve » (Succession Pipeline Depth). Cet indicateur est complémentaire à l’indicateur précédent.   Il permet de connaître combien de successeurs une organisation possède pour chaque poste clé.

C’est un indicateur très important, car toute organisation est à risque de perdre un joueur clé, d’être en restructuration ou de changer sa stratégie d’affaire. À chaque fois qu’un employé clé quitte (qu’il soit de la haute direction, dans un poste de gestion ou dans les opérations), l’organisation devrait avoir un successeur d’identifié pour éviter ou minimiser les perturbations. Ici encore, je vous suggère de ventiler cet indicateur par département, par niveau hiérarchique et par localisation.

  1. Coût de main-d’œuvre par ETC ou par employé

C’est le coût moyen de la main d’œuvre pour chaque équivalent temps complet (ETC) ou pour chaque employé. Il aide à mieux comprendre l’impact qu’a le coût de la main-d’œuvre sur les dépenses totales de l’organisation et à suivre comment ces coûts évoluent dans le temps. Il permet aussi de suivre les augmentations dans les coûts totaux de main-d’œuvre, pas seulement au niveau des salaires, mais bien en incluant les avantages sociaux et toute autre rémunération imposable.

Je vous suggère de faire des analyses plus poussées en le combinant avec des indicateurs tels que les avantages sociaux sur la rémunération et le coût des heures supplémentaires par ETC. Si votre organisation a un taux de roulement volontaire élevé, vous pouvez comparer cet indicateur avec des organisations de votre secteur pour vérifier si votre coût de main-d’œuvre n’est pas une des causes de ces départs. Vous pouvez aussi l’analyser conjointement avec d’autres indicateurs complémentaires tels que l’indice de mobilisation, les causes de départ, le taux de satisfaction des employés par rapport à leur rémunération, et le retour sur l’investissement du capital humain.

  1. Revenus par ETC ou par employé

C’est un de mes indicateurs préférés, mais malheureusement très peu utilisé par les professionnels RH. Pourtant, c’est l’un des indicateurs les plus utilisés par les hauts dirigeants pour mesurer la productivité. Cet indicateur établit le nombre de dollars de revenu par employé.

C’est un indicateur de productivité qui indique combien le travail de chaque salarié génère de revenus. Il indique la part de revenus attribuable à chaque personne travaillant à temps plein dans une organisation. Ce ratio augmente plus ou moins rapidement selon le secteur d’activités.

Il est possible que les revenus par employé augmentent, mais que les dépenses augmentent encore plus rapidement. Il faut donc être prudent. Il est toujours préférable de suivre cet indicateur avec le profit avant impôts par ETC (ou par employé). Cet indicateur varie beaucoup d’un secteur d’activités à l’autre. Je vous suggère de le regarder conjointement avec d’autres indicateurs tels que : le taux de rendement du capital humain (ou ROI du capital humain), le profit par employé, le ratio du coût de main-d’œuvre sur les revenus et le ratio du coût de main-d’œuvre sur les dépenses. Je vous suggère aussi de vous comparer avec d’autres organisations de votre secteur d’activités, car c’est un indicateur qui varie beaucoup d’un secteur à l’autre.

  1. Taux de rendement du capital humain (ou ROI du capital humain)

Cet indicateur représente le bénéfice avant impôts pour chaque dollar investi en salaires et avantages sociaux. Il établit le lien entre les investissements en capital humain et le profit. En d’autres termes, c’est le niveau de productivité des employés (extrant) comparé à l’investissement fait dans ces derniers (intrant). Le résultat indique le profit généré pour chaque dollar investi en main d’œuvre. Pour être un succès, la valeur doit être nécessairement plus grande que 1. Par exemple, un taux de 1.2 indique que pour chaque 1.00 $ investi dans la main d’œuvre, 1.20 $ sont retournés à l’entreprise (sous forme de revenus).

Ce ratio nous dit combien rapporte l’investissement en capital humain. C’est un ratio de productivité de la rémunération qui aide l’employeur à savoir s’il « en a pour son argent ». Ce ratio, plus que les autres, peut aider les professionnels RH à démontrer que la main d’œuvre n’est pas une dépense, mais une source de revenus. Le taux de rendement du capital humain peut être utilisé pour valider l’efficacité des pratiques RH et du département des ressources humaines ainsi que pour valider l’efficacité globale de l’organisation à déployer et supporter la création de valeur de ses employés. Je vous suggère de regarder cet indicateur en conjonction avec les indicateurs suivants : revenus par ETC (ou par employé), profit par ETC (ou par employé), le coût du département RH par ETC (ou par employé) et le coût de la main-d’œuvre en pourcentage des revenus.

Voilà! J’ai essayé de m’en tenir au minimum. Si vous avez des questions, si vous voulez connaître les formules ou si vous êtes tout simplement curieux, n’hésitez pas à me poser vos questions. Aussi, si la mesure de la performance en RH vous fascine autant que moi, je vous invite à joindre le groupe LinkedIn « Mesurer le Capital Humain ».

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Comment fait-on pour mesurer la marque employeur ?

marque employeurJ’ai eu l’immense plaisir et privilège de participer le 25 février dernier avec plus de 120 autres personnes à la première conférence sur la marque employeur, organisée par Les Évènements Les Affaires. Je ne vous ferai pas un résumé de tout ce que j’ai appris (vous aviez juste à y aller…).  Mais non, c’est une blague, une autre blogueuse a déjà produit un super compte rendu de cette journée. Si le sujet vous intéresse, je vous invite à lire le blogue de Sandrine Théard, La Source Humaine : La marque employeur : étude de 9 cas.

Ma grande déception de la journée, on ne parle pas assez de comment mesurer l’impact d’une initiative de marque employeur. Quelques conférenciers ont lancé quelques indicateurs ça et là, mais rien pour me nourrir… Pourtant, j’étais prête en prendre ! Cela me trotte dans la tête depuis un petit bout de temps… Arriver à trouver une façon de calculer un Indice de la marque employeur (le Saint-Graal de la marque employeur). Quelque chose que les entreprises pourraient suivre tout au long de l’implantation de leur initiative pour s’assurer que le projet est sur les rails… les bons rails et que ça ne déraille pas (je suis dans le train présentement, Via Rail ma source d’inspiration – un jour ils vont sûrement mettre une publicité sur ce blogue… qui sait ?)

Ce que j’ai entendu comme indicateurs mesurés :

  • Nombre de visites de la section carrière (nombre d’abonnements au bulletin carrière)
  • Nombre de CV reçus
  • Nombre d’abonnés (followers) LinkedIn et Facebook
  • Talent Brand Index (de LinkedIn)
  • Taux de mobilisation des employés (et aussi, mesure de l’engagement)
  • Taux de rétention après 12 mois et 18 mois (ou taux de roulement)

C’est un départ… mais ce n’est pas la mer à boire !

Quel est l’impact d’une marque employeur forte sur vos résultats d’entreprise ? Selon un sondage de LinkedIn effectué en 2011, l’impact est réel : réduction des coûts de recrutement de 50 % (je trouve cela un peu élevé mais bon) et diminution du taux de roulement de 28 % (Wow ! Je crois que vous pouvez monter une bonne analyse de rentabilité avec cela).

Pour ma part, j’ai commencé à cogiter et voici le fruit de cette cogitation :

Premièrement, il faut avoir des indicateurs tout au long de la ligne de vie de l’expérience candidat et de l’expérience employé.

 Expérience candidat expérience employé

Vous pouvez cliquer sur le graphique pour le grossir.

Voici ma liste d’indicateurs (succincte et non exhaustive):

1.       Indicateurs qui devraient s’améliorer après un projet de marque employeur

Recrutement :

  • Coût par embauche
  • Délai à l’embauche
  • Nombre de jours vacants des postes clés
  • Nombre de candidatures par poste
  • Taux d’acceptation des offres
  • Indice de qualité de l’embauche
  • Nombre de candidatures spontanées
  • % d’embauche de la compétition

Rétention et mobilisation :

  • Taux de roulement (volontaire et involontaire)
  • Taux de démission des hauts performants
  • Taux de rétention des nouveaux

Réseaux sociaux et site web :

  • Nombre de visiteurs et de visiteurs uniques sur la page carrière et sur médias sociaux (page LinkedIn, Facebook, etc.)
  • Nombre de visionnement de vidéo de témoignage

2.   Indicateurs à améliorer et qui auront un impact sur le succès du projet de marque employeur

Portrait de la main-d’œuvre :

  • Indice de diversité
  • Ratio de génération (Nombre de babyboomers et X versus nombre d’Y)
  • Ratio femme homme dans des postes de gestion
  • Ancienneté moyenne

Recrutement :

  • % d’embauche en provenance du programme de référencement

Mouvement de personnel :

  • Taux de promotion
  • Taux de changement de superviseur

Rétention et mobilisation :

  • Distribution des causes de départ
  • Indice de mobilisation (provenant d’un sondage de mobilisation )
  • Indice de satisfaction des employés (climat de travail – provenant d’un sondage)

Mouvement de personnel :

  • Taux de promotion
  • Taux de rétrogradation

Leadership :

  • Taux de stabilité des gestionnaires
  • Indice de satisfaction du leadership (provenant d’un sondage)
  • Indice de qualité du leadership

Formation et développement :

  • Investissement en formation par employé
  • Heures de formation par employé

Rémunération :

  • Taux de satisfaction des employés envers leur rémunération (provenant d’un sondage)
  • Avantages sociaux en pourcentage de la rémunération totale
  • Rémunération moyenne par rapport au marché

Relations de travail :

  • Nombre de griefs par 100 employés
  • Nombre de plaintes par 100 employés
  • Nombre de mesures disciplinaires par 100 employés

Santé et sécurité :

  • Taux de fréquence (avec perte de temps)
  • Taux de gravité

Réseaux sociaux et site web :

  • Nombre d’employés présents sur les réseaux sociaux
  • Nombre de relations des employés présents sur les réseaux sociaux

Clients :

  • Nombre de plaintes des clients
  • Délai de résolution des plaintes des clients
  • Nombre de plaintes non résolues

J’attends vos commentaires ! Et surtout ne répondez pas tous en même temps (petit rire sarcastique). Pour ceux et celles qui voudraient plus de détails sur les indicateurs (formule et tout le tralala), n’hésitez pas me contacter.

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Recrutez et fidélisez dans le secteur manufacturier – j’y étais!

J’ai eu la chance, dans les derniers jours d’assister, et aussi de présenter un atelier lors de l’évènement: les Grandes Conférences les affaires – Recrutez et fidélisez dans le secteur manufacturier. J’adore cela les journées de conférences, cela me rappelle quand j’étais à l’université. J’aimais cela l’école! Je suis très à l’aise de passer une journée à écouter des personnes parler et nous présenter leurs expériences. Je pourrais même faire cela très souvent, mais je pense que mon boss dirait: « Hey! Coudonc l’éternelle étudiante, c’est le temps de bosser un peu! » Donc, revenons à la journée de conférences : le président d’honneur était M. Simon Prévost, président des Manufacturiers et Exportateurs du Québec (MEQ). Il a ouvert la journée en nous donnant quelques statistiques (j’aime les statistiques. Est-ce que je vous l’avais déjà dit?) :

  • 55 % de la population a une mauvaise opinion du secteur manufacturier (ça ne doit pas aider une marque employeur…)
  • 85 % des jeunes ne veulent pas aller travailler dans le manufacturier (ouch!!! Ils vont les trouver où leurs nouveaux employés).
  • Le niiveau de formation dans les entreprises manufacturières québécoises est le plus bas au Canada (bien, voyons donc! Pas une bonne marque employeur, pas de jeunes et pas de formation – l’avenir est plutôt noir).

Sur une note plus positive, il y a eu création de postes dans le secteur manufacturier pour la première fois depuis plusieurs années!

Ensuite, ce fut une présentation de Mireille Couture, spécialiste en acquisition de talents chez Bombardier Produits Récréatifs (BRP), elle était accompagnée de Chrisitiane Jacques, Chef de service RH aussi de BRP. Les choses à retenir :

  • Il faut aller pêcher où sont les poissons (en parlant de recruter par les médias sociaux).
  • 40 % de leurs postes sont pourvus par leur programme de référencement des employés (c’est bon, très bon quand on sait que le référencement est une des sources d’embauche qui offre une des meilleures qualités de candidats).
  • 10 % de leurs recrues viennent de LinkedIn (il faut dire qu’ils ont développé une belle stratégie pour le recrutement par les médias sociaux).
  • Ils ont mis en place plusieurs indicateurs de performance pour le recrutement tels que :  la qualité de l’embauche, l’expérience candidat, le nombre de candidats par source d’embauche, les délais d’embauche ainsi que le coût par embauche (wow! C’est pas mal bon).
  • Finalement, elles ont parlé d’intelligence d’affaires pour faire le profilage de leurs candidats (BRP va explorer cela! En tout cas, c’est la première fois que j’entends parler de cela ici, au Québec).

Par la suite, on a eu droit à un conférencier américain, M. Steve Cherry de Nothrop Grumman  Aerospace System. Pour ceux que cela intéresse, Northrop Grumman est le concepteur et fabricant du Stealth Bomber (c’est mon côté ingénieur qui ressort, le stealth bomber est vraiment un avion très, très impressionnant). M. Cherry est venu nous parler de Sourcing 2.0 et de comment repérer les talents passifs sur le web (pour les non-initiés, un talent passif est une personne qui ne cherche pas un emploi, mais qui correspond très bien au profil que nous recherchons). En gros, il nous a donné plein de trucs pour repérer des talents passifs, il a parlé de plein d’outils Web 2.0 à utiliser, fort instructif, mais aussi un peu « flyé » pour l’assistance.

Par la suite, nous avons eu droit à une présentation de M. Robert Noël, Conseiller principal en dotation chez Molson Coors, qui nous a ramené sur terre en nous parlant d’un sujet d’actualité: les techniques d’entrevue (comment cerner les caractéristiques clés recherchées et les traits indésirables, comment éviter des réponses préprogrammées et surtout comment évaluer de façon équitable chacun des candidats).

En début d’après-midi, c’est M .Éric Tétrault, Directeur Communications et affaires publiques d’ArcelorMittal qui est venu nous parler du plan nord et de la création d’une image de marque employeur fort afin de se démarquer de la concurrence. Voici quelques faits saillants de son allocution :

  • ArcelorMittal a créé 900 emplois en mai 2011 et ils ont fait, en date de la semaine passée, 810 embauches (c’est fort…).
  • Ils ont créé un site web dédié spécifiquement au recrutement (transformerlavenir.com).
  • Ils sont passés de 50 CV en banque à plus de 50 000… (j’espère qu’ils ont un bon système de gestion des candidatures).
  • Et ce qui a marqué le plus l’assistance : un soudeur à Fermont commence à 92 000 $ par année… plusieurs petites entreprises se demandaient comment elles pouvaient rivaliser avec cela… Je ne vous apprends rien si je vous dis que nous vivons présentement une pénurie de soudeurs au Québec. Il y a même des entreprises qui font venir des soudeurs du Costa-Rica. Il me semble qu’avec un taux de décrochage scolaire de 30% dans plusieurs régions du Québec , on pourrait peut-être revaloriser ce type de métier…

Nous avons eu droit par la suite à un 40 minutes sur la génération Y et sur les programmes de mentorat. Cette conférence a été donnée par M. Stéphane Simard, conférencier et auteur (on voyait bien que ce n’était pas sa première conférence…). Voici quelques statistiques dont M. Simard nous a fait part :

  • Plus de 77 % des entreprises ayant un programme de mentorat ont vu leur taux de rétention ainsi que la productivité des employés mentorés augmenter.
  • Les protégés et les mentors ont 20 % moins de probabilités de quitter une entreprise que les employés n’ayant pas participé au mentorat.

Par la suite, Mme Josée Longchamp, directrice des ressources humaines de Compagnie de cheminées industrielles (ICC) est venue nous parler de formation à l’interne plutôt que de recruter à l’externe. ICC étant une petite entreprise qui doit se battre avec des plus gros pour recruter des ressources techniques de plus en plus rares (encore des soudeurs…) a décidé d’opter pour la formation (promotion à l’interne). Selon Madame Longchamp, il en coûte moins cher de former les employés à l’interne que d’aller chercher une nouvelle ressource à l’externe, et ce, de près de 25 % de moins. Chez ICC, ils ont outillé les chefs d’équipes afin qu’ils acquièrent les compétences nécessaires pour former eux-mêmes les nouveaux employés. Ils utilisent la méthode Job Instruction (JI) pour ce faire. Nous avons pu voir un vidéo nous montrant en quoi consiste le JI.  ICC est une belle petite entreprise qui a compris qu’elle doit faire autrement pour être en mesure d’attirer et retenir ses employés.

Finalement, nous avons eu droit à une conférence sur les indicateurs de performance! Youpi! Hourra! Le conférencier était M. Steve Morin, Directeur RH pour Rio Tinto, Fer et Titane. Il a débuté sa présentation en disant et je cite : « Les indicateurs de performance sont des outils puissants pour aider les RH à être plus stratégique », c’est à ce moment que je me suis levée et que j’ai fait la vague!!! Non, je plaisante, je me suis levée et je suis allée l’embrasser (je ne l’ai pas fait, mais j’y ai pensé…). Pour lui, c’est clair : les RH ne peuvent se passer d’indicateurs de performance pour bien faire leur travail. Venant d’une personne RH, j’étais comblée… Il nous a montré plein de belles choses, entre autres, comment utiliser les indicateurs de performance pour optimiser et assurer le suivi de la planification de la main d’œuvre. Chez eux, les RH sortent un tableau de suivi de main-d’œuvre hebdomadairement !!!   Cela a bien terminé ma journée… Il y a de l’avenir pour les indicateurs de performance!

C’est important de s’arrêter une fois de temps en temps pour aller voir ce qui se fait ailleurs, pour réfléchir, pour se donner des idées… Vous savez la chose qui m’a le plus marquée lors de cette journée, ce sont les jeunes, la nouvelle génération de RH (les Y). Une génération dynamique, débrouillarde et qui n’a pas peur de donner son point de vue… Une génération beaucoup plus encline à utiliser des outils informatiques, les réseaux sociaux et le pouvoir des indicateurs de performance. Je suis heureuse vraiment! Je suis heureuse d’avoir rencontré François, Alexandre et Andréanne, de bien beaux jeunes avec l’avenir devant eux!

Rencontre du troisième type : le monde des RH et le monde des finances…

Est-ce que le fait de publier des indicateurs de performance sur le capital humain dans les rapports financiers des grandes entreprises pourrait changer la perception qu’ont les gens de la fonction RH? Peut-être… En tout cas, cela ne peut pas nuire. On ne pourra pas dire que les Américains ne font pas d’effort pour que la fonction RH soit reconnue. La SHRM (Society for Human Resource Management) vient de publier une première ébauche d’un standard pour inclure des indicateurs de performance sur le capital humain dans les documents financiers. Car qui sera responsable de ces indicateurs croyez-vous? L’instance suprême RH de l’entreprise…

Comme vous les savez, je suis férue d’indicateurs de performance RH, et j’ai voulu vous faire un petit résumé du standard.

Le secteur financier a bâti au cours des années un langage commun pour communiquer les indicateurs de performance financière des entreprises. Malheureusement, la valeur financière du capital humain des organisations est très mal adressée dans les communications aux investisseurs (Rapport annuel, Rapport de gestion, etc.). Le but du standard est d’établir des indicateurs et des mesures durables et respectées par le milieu financier. Si vous êtes comme moi, vous serez d’avis qu’il est crucial pour bien représenter un portrait complet sur la performance et la santé d’une organisation, qu’il faut pouvoir chiffrer la valeur du capital humain.

Plusieurs recherches démontrent que le capital humain d’une organisation a un impact sur le succès de cette dernière. Il n’y a rien de surprenant. Bien que plusieurs aspects du capital humain soient difficiles à mesurer, il existe quand même quelques indicateurs très utiles et surtout très parlants. Dans certains cas, l’indicateur confirmera ce que l’investisseur sait déjà, mais dans d’autres cas il permettra de fournir un signe avant-coureur d’une situation problématique en évolution.

Les indicateurs ont été sélectionnés en gardant en tête qu’ils devaient être pertinents pour les investisseurs, facilement calculables à partir d’information déjà en main et aussi vérifiables par les vérificateurs financiers.

Les indicateurs choisis sont décortiqués en six catégories et on compte 10  indicateurs au total.  En voici le résumé:

  1. Les dépenses reliées au capital humain
    1. Le montant total des dépenses pour les employés (salaires, avantages sociaux et impôts)
    2. Le montant total des dépenses en support aux employés (ex. : téléphone, ordinateur, outils, etc.)
    3.  Le montant total pour la main-d’oeuvre « non-employé » (agence, contractuel indépendant, sous-traitance, etc.)
    4. Le montant total investi en formation et développement
    5. Le nombre total d’employés (effectifs et équivalent temps complet) à la fin de la période
  2. La capacité à retenir le talent
    1. Le taux de roulement total et volontaire
    2. Ce taux ventilé selon les différentes catégories d’emplo
  3. La relève du leadership
    1. Le pourcentage de poste qui a au moins un successeur d’identifié
    2. Le pourcentage de poste pourvu à l’interne (durant la période)
  4. La qualité du leadership
    1. Un indice basé sur les résultats d’un sondage fait auprès des employés
      1. Avec de l’information sur le taux de réponse et la méthodologie utilisée
  5. La mobilisation des employés
    1. Un indice basé sur les résultats d’un sondage fait auprès des employés
      1. Avec de l’information sur le taux de réponse et la méthodologie utilisée
  6. Discussion et analyse reliées au capital humain
    1. Fournir un contexte pour aider les investisseurs à interpréter les indicateurs
    2. Divulgation de tout risque ou toutes autres informations reliées au capital humain

Personnellement, je ne trouve pas cela trop contraignant pour les entreprises. Les trois premières catégories sont facilement publiables avec un bon outil d’intelligence d’affaires. Les catégories 4 et 5 sont reliées à des sondages. Là encore avec un bon outil de sondage qui sera lié à votre outil d’intelligence d’affaires devrait permettre d’automatiser et de faciliter la publication de ces indicateurs.  Malheureusement, il existe peu d’application d’intelligence d’affaires sur le marché préconstruites et encapsulant les meilleures pratiques RH en terme d’indicateurs de performance.  Au Québec, il existe seulement une application développée explicitement pour les RH. Je vous laisse le soin de deviner… il faut bien que je fasse un peu de publicité pour le produit de l’entreprise qui m’emploie… SYNTELL Capital Humain

Si vous avez des questions sur un indicateur en particulier je vous invite à lire le document de la SHRM ou bien à communiquer avec moi, il me fera un plaisir de pouvoir vous éclairer.

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Bonne semaine!

Comment mesurer l’efficacité et l’efficience de son recrutement?

C’est la question que je me suis posée il y a quelques mois déjà. Nous allons (et là, j’utilise le « nous » pour entreprise) sortir un nouveau module pour notre application SYNTELL Capital Humain qui porte principalement sur la fonction recrutement. Donc, comme je le disais j’ai dû me poser la question. Dans une autre vie, alors que j’étais davantage reliée aux opérations, et bien, pour moi, le délai de dotation était ce qui avait de plus d’important (bien avant les coûts…). Je m’entends dire: « Si je n’ai pas mon nouvel opérateur de machinerie ce lundi, toute ma ligne de production va arrêter, je m’en fous comment ça coûte, il ne faut pas arrêter… j’ai des commandes à livrer». Là, je disais que je me foutais des coûts, mais cela n’était quand même pas si vrai, lorsque je mettais mon chapeau finance, cela en était tout autrement.

Bref, il faut être capable de mesurer les coûts, les délais et la qualité. Après avoir pris du recul, je crois bien que la qualité de l’embauche est de première importance pour le recrutement.   C’est pourquoi je veux m’y attarder ici. Il y a même un professeur, Dr John Sullivan qui a qualifié la qualité de l’embauche comme l’indicateur ultime. Je vous invite à lire ce qu’il a écrit sur le sujet « Measuring Quality of Hire – The Ultimate Recruiting Metric ».

Revenons à nos moutons : la qualité de l’embauche

Voici ce que je propose d’amalgamer pour déterminer un bon indice :

  1. Le taux de rétention des nouveaux (TR) – c’est un pourcentage
  2. La performance des nouveaux (PN) – on rapporte la valeur sur 100 (pour avoir encore une fois un pourcentage).
  3. La satisfaction du gestionnaire relativement aux nouveaux (SG) – encore une fois, on rapporte cette valeur sur 100.
  4. La satisfaction du nouveau relativement à son travail (SN) – encore une fois, on rapporte cette valeur sur 100

On peut alors obtenir la formule suivante :

Qualité de l’embauche = (TR + PN + SG + SN)/4

On obtient alors une pourcentage, que l’on peut comparer avec des historiques, par gestionnaire, par recruteur, par source de recrutement et j’en passe. Bien entendu, si vous êtes zélés et que vous avez les outils en place, vous pouvez calculer cette valeur après 3 mois, 6 mois et 1 an. Je vous entends déjà : « la performance, et la satisfaction des individus, c’est très subjectif, non? » Eh oui, c’est subjectif, et après? C’est mieux que de ne rien faire. Je vous entends aussi dire « Bien là, je n’ai pas ces données-là ». Il faut commencer quelque part, si au début vous avez juste le taux de rétention, commencez par cela. Mon but n’est pas de vous convaincre de faire des évaluations de performance régulière, mais bon, c’est peut-être le temps de vous y mettre. Pour les sondages de satisfaction, il y a beaucoup de merveilleux outils sur le marché peu dispendieux qui vous permettront de les faire. 

Ah oui! J’allais oublier, vous pouvez toujours pondérer vos variables (TR, PN, SG et SN) et ainsi, accorder plus ou moins d’importance à celles-ci.  Aussi, on peut tenir compte de plusieurs autres facteurs et complexifier davantage cette formule (par exemple en ajoutant, des trucs du genre le taux de bonus moyen des nouveaux, ou le pourcentage des nouveaux qui ont atteint le minimum de productivité). Mais, bon, avant de courir, il faut commencer à marcher.

J’espère que je ne vous ai pas fait peur avec mes équations, mes variables et mes calculs. Allez-y, lancez-vous! Dans mon prochain billet, nous regarderons les indicateurs de coût d’embauche, par exemple le coût par embauche et le ratio du coût d’embauche…

Finalement, pour ceux que cela intéresse, SYNTELL publie toutes les deux semaines un bulletin où l’on définit l’indicateur de performance du jour. À ce jour, nous avons défini les indicateurs suivants : ventes par ETC, taux de roulement volontaire, taux de démission dans la 1re année, ratio employé RH par ETC.  Vous pouvez vous abonner au bulletin en cliquant ici et vous pouvez voir les archives ici.

12 indicateurs pour bien partir!

Souvent, les gens me demandent « Quels indicateurs devrais-je avoir dans mon tableau de bord RH. »  La réponse standard à donner est : « cela dépend de VOTRE organisation et cela dépend de VOS résultats attendus et de VOS objectifs d’affaires (voir un billet précédent : Trop d’indicateurs, c’est pire que pas assez…) ».

Cependant, si vous êtes comme moi (un peu paresseux et surtout tout excité de commencer un nouveau truc) et bien, voici une liste de 12 indicateurs pour vous aider à démarrer votre projet. Pourquoi douze? Pas de raison particulière, cela aurait pu être dix (mon chiffre favori), mais comme nous sommes en 2012, j’ai opté pour 12 indicateurs. Certains sont faciles à calculer, faciles à mettre en place, d’autres beaucoup plus ardus. Les voici donc :

  1. Le nombre d’employés et leur répartition démographique. Certains diront que ce n’est pas un indicateur, mais une mesure… mais ce n’est pas si simple que cela en a l’air. Souvent, les Finances et les RHs ne s’entendent pas sur ce sujet. C’est pourquoi il est temps pour vous d’avoir une définition commune (équivalent temps complet – ETC vs têtes de pipe, temps plein, temps partiel, contractuel, permanent, temporaire, et j’en passe). Aussi, de savoir combien on a d’employés par groupe d’âge, par ancienneté, par genre, par groupe ethnique ou par pays est fort utile pour mieux planifier.
  2. Le taux de roulement par département, par superviseur, par performance, par groupe d’âge, par groupe d’emploi, etc.  – Il est toujours bon de savoir qui part, et de quel département, car le taux de roulement engendre des coûts pour l’organisation (recrutement, formation, perte de productivité, insatisfaction). Une augmentation du taux de roulement est le symptôme de certaines autres problématiques (rémunération non compétitive, baisse de crédibilité de la direction, pratiques de rétention désuètes).
  3. Le délai de dotation moyen – effectivement très intéressant de le connaître surtout dans le contexte actuel où la main-d’œuvre qualifiée se raréfie. Cela peut être très utile pour faire une meilleure planification de notre main-d’œuvre.  Cependant, il faut regarder cet indicateur conjointement avec la qualité de l’embauche. Une mauvaise embauche peut coûter de 1 à 15 fois le salaire annuel de l’employé.
  4. L’indice de qualité de l’embauche, il existe plusieurs façons de calculer cet indice (et plusieurs qui sont fort complexes d’ailleurs). Nous privilégions une façon plutôt simple qui combine le taux de rétention des recrues, la performance des recrues, la satisfaction du gestionnaire par rapport à la recrue et bien entendu, la satisfaction de la recrue elle-même…
  5. Le coût par embauche, certains diront « ce n’est pas facile, on n’a pas les coûts », je vous dis : « allez, essayez, c’est important! »  Un petit pense-bête, les coûts d’embauche incluent: la rémunération des recruteurs et des gestionnaires impliqués dans l’embauche (le temps passé sur le projet), les dépenses de déplacement (de tout ce beau monde), les coûts externes comme les firmes de recrutement, la publicité, les foires d’emploi, le programme de référence des employés, les tests, les vérifications d’antécédents, et j’en oublie sûrement.
  6. L’indice de mobilisation par département, par superviseur, par groupe d’âge, par groupe d’emploi – ceci s’effectue à l’aide d’un sondage. L’indice est intimement lié à la performance des employés ainsi qu’à la rétention. Habituellement, un indice de mobilisation en croissance est directement lié à la performance de l’entreprise.
  7. Le taux d’encadrement (combien j’ai d’employés par superviseur). Est-ce que vos gestionnaires gèrent? Ont-ils le temps? On peut faire ce calcul par niveau (gestionnaire, directeur et vice-président). Il faut avoir un bon équilibre, trop d’employés amènent un épuisement des superviseurs, trop de supervision amène une perte de productivité et pas assez d’autonomie pour l’employé.
  8. Les dépenses de formation par employé – personne n’est contre la vertu, tout le monde est d’accord avec le fait que le capital intellectuel ou les compétences d’une entreprise sont importants à mesurer. Un bon point de départ est de mesurer les dépenses en formation pour chaque employé… Tout porte à croire qu’un investissement élevé en formation est « bon ». Il faut aussi regarder l’impact des formations sur d’autres mesures telle la productivité de la main-d’oeuvre.
  9. La mobilité interne (taux de promotion, taux d’embauche interne) vous permet de déterminer si vous offrez des opportunités de développement et d’avancement dans votre organisation. Dans un contexte de main-d’œuvre limitée comme nous connaissons présentement, c’est peut-être une avenue à ne pas négliger…
  10. Le taux d’absentéisme par département, par superviseur. Il est bon aussi d’explorer les motifs d’absence, les fréquences, les jours…  Vous pouvez aussi faire un lien avec l’indice de mobilisation. Vous pouvez aussi tenter de faire un lien avec le nombre d’heures en temps supplémentaire … qui sait???
  11. Les revenus par employé (ou par ETC) – c’est une mesure de productivité que j’aime bien, mais il faut regarder la tendance (donc, avoir un petit historique sous la main). Ultimement, lorsque ce ratio augmente, notre productivité augmente! Attention, il faut aussi s’assurer que les dépenses n’augmentent pas aussi rapidement.
  12. Coût de main-d’oeuvre sur les revenus – cet indicateur décrit bien le retour sur l’investissement de votre main d’œuvre.  Il exprime le montant d’argent dépensé en main-d’œuvre pour chaque dollar de revenu généré.   Être en mesure de vous comparer avec d’autres entreprises de votre secteur pourra aider grandement et plaira probablement à votre vice-président Finance.   Attention, cette mesure peut être volatile quand vous êtes en mode « start-up » ou croissance rapide.

Et finalement, j’aime bien la publicité de Réno Dépôt, 13 à la douzaine, juste un petit dernier.

13. Les coûts du département RH par employé (ou ETC), il ne faut pas oublier de postes de coût (comme les salaires, avantages sociaux, système RH, coût de formation, recrutement, développement organisationnel, etc.).  Cet indicateur aide à mesurer l’efficacité de la fonction RH et non l’efficience… Se comparer à d’autres de notre secteur peut être intéressant, mais attention de bien définir si vous parlez d’employé ou d’ETC.

Cela devrait vous permettre de bien partir votre projet d’indicateurs.  Cependant, n’oubliez pas de vous demander « pourquoi cet indicateur serait important pour mon organisation? » Surtout, n’oubliez pas de vous fixer des objectifs (quantifiables!) pour chacun de vos indicateurs, car un indicateur sans cible demeure une mesure…

Qu’est-ce que vous mesurez et surtout pourquoi?

Lors de nos petits déjeuners-conférences portant sur les indicateurs de performance, je pose comme question à la fin du déjeuner (pour détendre l’atmosphère et surtout par ce que je suis curieuse): « Quels sont les principaux indicateurs RH que vous présentez à votre haute direction? »

Voici les réponses les plus fréquentes :

  • Taux de roulement
  • Taux d’absentéisme
  • Délai de dotation moyen
  • Coût par embauche
  • Pourcentage d’admissibilité à la retraite

C’est déjà un bon début.  Mais, j’entends rarement parler du lien entre ces indicateurs de performance et la stratégie corporative.  J’entends rarement dire : « et bien chez nous, on regroupe plusieurs indicateurs ensemble pour avoir un meilleur portrait de la situation. »

Un indicateur seul peut malheureusement nous tromper, il peut nous donner seulement une facette de la réalité. Prenons par exemple le cas d’un indicateur très prisé c’est temps-ci soit: le délai de dotation moyen

Un directeur RH fictif se dit : « c’est bon, notre délai de dotation est passé de 62 jours à 45 jours.  Wow!  Nos recruteurs font un excellent travail! »    Cependant, qu’en est-il de l’indicateur qui nous montre que les employés embauchés sont tous qualifiés? Nos nouvelles recrues sont-elles toutes encore là après 3 mois? Oui, mon délai de dotation s’est amélioré, mais qu’en est-il de mon taux de rétention des nouveaux? De leur performance moyenne après 90 jours? De notre indice sur la qualité de l’embauche?

Un autre scénario avec un autre directeur RH fictif (j’aime la fiction) :« Wow! Mon coût par embauche est en bas de la moyenne nationale pour mon secteur d’activité! Que nous sommes bons! Mon vice-président finance va être fier de moi…» Mais qu’en est-il de la satisfaction des gestionnaires envers ces nouveaux employés? Est-elle bonne? Qu’en est-il du taux de roulement des nouveaux? Si 45 % sont partis après trois mois et bien, vous seriez peut-être mieux d’essayer d’évaluer l’impact que cela a sur les finances de l’entreprise. Quel est le coût d’une mauvaise embauche? Selon McLean & Company (http://hr.mcleanco.com), une mauvaise embauche peut coûter de 1 à 15 fois le salaire annuel de l’employé (ouch!!!). Peut-être faudrait-il prendre un peu plus notre temps avant de procéder à l’embauche. Peut-être faudrait-il dépenser un peu plus d’argent avant d’embaucher.  Tout est histoire de compromis.

Le taux de roulement est une autre mesure que la plupart des entreprises utilisent.  Cependant, très peu l’utilisent à différents degrés de granularité. Par exemple est-ce que mes meilleures ressources quittent à un rythme plus rapide que mes moins bonnes? Et si c’est le cas, qu’est-ce qui fait en sorte que je perde mes meilleurs à un tel rythme? Quel impact cela a-t-il sur la productivité de l’entreprise, sur ses ventes et sur son plan de relève? 

C’est en regardant plusieurs indicateurs, en essayant de faire des liens, en analysant des tendances et en jouant au détective que vous deviendrez meilleur à déceler des anomalies. Cela vous permettra de trouver et de résoudre des problèmes qui ont un réel impact sur la profitabilité de l’entreprise.